1.1 Описание и функции финансово-экономического отдела, взаимодействие с другими подразделениями

В организационной структуре ЗАО "Регетон" выделяют финансовый отдел как самостоятельное структурное подразделение предприятия, как и остальные структурные подразделения финансовых отдел создается и ликвидируется приказом руководителя предприятия.

Финансовый отдел находится в подчинении коммерческого директора предприятия.

Штат и состав финансового отдела назначается и утверждается директором ЗАО "Регетон" и состоит из руководителя, назначаемого на должность внутренним приказом по предприятию с подачи коммерческого директора и трех специалистов.

Функции финансово-экономического отдела

1. Осуществление единой политики предприятия в области финансов. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.

2. Составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов.

3. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

4. Контроль и управление использованных оборотных средств предприятия, кредитов. Участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства.

5. Анализ финансово-экономического состояния предприятия.

6. Разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

7. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.

8. Разработка учетной и налоговой политики Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в бюджеты всех уровней.

9. Выработка кредитной политики предприятия.

10. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками. Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности.

11. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов предприятия Обеспечение своевременности и полноты выплаты заработной платы рабочим и служащим предприятия.

Взаимоотношения финансово-экономического отдела с другими подразделениями.

Для выполнения функций и реализации прав финансовый отдел взаимодействует:

1. С бухгалтерией;

бухгалтерской информации о деятельности предприятия;

баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета;

отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг);

планов проведения инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

расчетов заработной платы; - финансовых, кредитных и кассовых планов;

отчетов по погашению займов, уплате процентов по кредитам;

2. С планово-экономическим отделом среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности предприятия;

копий плановых экономических заданий подразделений предприятия;

плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;

проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы и услуги;

результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия; финансовых и кредитных планов;

отчетов о выполнении финансовых планов;

результатов финансового анализа;

методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности предприятия

3. С отделом материально-технического снабжения проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной деятельности предприятия;

отчетных данных о движении материально-технических ресурсов, об их остатках на конец отчетного периода;

копий претензий, заявленных контрагентами;

проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств;

отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения; согласованных проектов претензий;

предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию;

утвержденных расчетов нормативов оборотных средств

4. С юридическим отделом решений по предъявленным предприятию претензиям, искам;

обобщенных результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел;

разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

правовой помощи в претензионной работе;

согласованных материалов о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, предложений по принудительному взысканию долгов;

анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства проектов финансовых договоров для правовой экспертизы;

материалов для предъявления претензий, исков в суды;

заключений по претензиям и искам, предъявленных предприятию;

документов о перечислении денежных средств по оплате госпошлины в счет удовлетворения претензий и исков, предъявленных предприятию;

заявок на разъяснения действующего законодательства.

Анализ деятельности Тюменского автомобильного холдинга

К функциям сотрудников клиентского отдела относят, в первую очередь, контроль качества работы сотрудников БЕ: 1. выявление степени удовлетворенности клиентов Холдинга; 2...

Должность экономиста отдела относится к разряду специалистов. Профессия экономиста очень важна на предприятии и от его работы зависит будущая прибыльность предприятия. На предприятии экономист, на основании стоимости сырья...

Анализ организационной структуры и финансовой устойчивости ЗАО "Регетон"

Финансово-экономический учет как информационная система действующего предприятия в состоянии непрерывно "пополняться" и продуктивно функционировать благодаря документированию всего...

Методы экономического анализа

Экономический анализ глубоко переплетён со многими науками как общественными, экономическими, так и с естественными. Эти связи с обособлением анализа не только не теряют значения, но и, наоборот, растут в числе...

Организация системы снабжения на фирме

Основной целью МТО является доведение материальных ресурсов до конкретных производственных предприятий в заранее определенное договором место потребления. Функции МТО классифицируются на основные и вспомогательные...

Организация эффективной работы планово-экономического отдела предприятия. Формирование критериев эффективности

Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия...

Организация, планирование и управление производством на примере ООО Производственная компания "Кузнецкий цементный завод"

Основные положения финансово-аналитического отдела Положение о Финансовом отделе является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования...

Планирование и организация работы и заработной платы на примере ЗАО "Укрросметалл"

Основными задачами ПЭО являются: Организация и систематическое совершенствование планово-экономической работы предприятия, выявление и мобилизация имеющихся резервов в целях неуклонного повышения производительности труда...

Показатели деятельности ОАО "ХЗКВ"

1. Контроль за качеством и экономичностью изготовляемых заводом деталей, за соответствием их чертежами и техническим условиям. 2. Предъявление принятой продукции представителем заказчика. 3. Контроль за комплектованием...

Работа планово-экономического отдела МУП "Комбинат школьного питния"

В МУП «Комбинат школьного питания» организация планирования принадлежит планово-экономическому отделу. На предприятии выделяются следующие виды стратегии планирования: * стратегия роста во времени (например, объемов продаж...

Российская венчурная компания в инновационном развитии Российской Федерации

Итоги взаимодействия РВК в 2012 году с другими институтами развития в различных направлениях деятельности: 1. При поддержке российских институтов развития был организован ряд международных мероприятий, как в России, так и за рубежом...

Рынок средств производства Пермского края

Социально-экономическое развитие Кузбасса

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗА 2001 - 2004 ГОДЫ темпы роста даны в сопоставимых ценах Ед. изм...

Структура и функции планово-финансового отдела НОУ ВПО "МАЭП"

Основными задачами ПФО являются: - Организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств...

Экономический анализ: содержание, предмет и объект

Данное Положение о Финансовом отделе раскрывает основные функции и задачи финансового отдела, а также права и обязанности финансового отдела.

ПОЛОЖЕНИЕ О ФИНАНСОВОМ ОТДЕЛЕ

(О ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ)

1. Общие положения

Рекомендуем посетить финансовые семинары

для экономистов и финансистов.

Расписание на этот квартал >>>

1.1. Настоящее Положение о Финансовом отделе (далее - Отдел) Финансового департамента (далее - Департамент), является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования, права и ответственность Финансового отдела.

1.2. Финансовый отдел является структурным подразделением Департамента и подчиняется Руководителю Финансового отдела, а также Финансовому директору Компании в соответствии с организационной структурой Компании и приказом Генерального директора Компании о распределении полномочий и обязанностей.

1.3. Финансовый отдел в своей деятельности руководствуется законодательством РФ, Уставом Компании, решениями Совета директоров Компании, внутренними документами Компании, указаниями Руководителя Финансового отдела, Финансового директора и настоящим Положением.

1.4. Финансовый отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Компании в порядке, определяемом внутренними документами Компании.

2. Основные задачи Финансового отдела

2.1.Реализация финансовой стратегии и финансовой политики Компании;

2.2.Организация финансовой деятельности Компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов;

2.3. Разработка прогнозов экономического развития Компании и участие в формировании ключевых показателей деятельности.

2.4. Участие в разработке бизнес-планов, составление перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов Компании и оперативный контроль их выполнения;

2.5. Предоставление необходимой финансовой оперативной, регулярной и аналитической информации внутренним и внешним пользователям;

2.6. Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности Компании;

2.7. Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;

2.8. Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в рамках компетенции.

3. Основные функции Финансового отдела

Перед финансовой службой ставятся следующие задачи:

• обеспечение достаточного уровня денежных средств, необходимых для функционирования предприятия;
• своевременное выполнение обязательств перед налоговыми органами, банками и прочими субъектами, с которыми предприятие состоит в денежных отношениях;
• организация грамотного движения финансовых ресурсов, способствующая наиболее эффективному хозяйствованию;
• обеспечение рационального использования денежных запасов и оборотных средств;
• разработка стратегии по увеличению получаемых доходов.

Функции финансовой службы

Названная организационная структура осуществляет деятельность в следующих направлениях:

• Анализирует финансово-экономическое состояние предприятия, опираясь на статистическую отчетность. Отслеживает факторы, влияющие тем или иным образом на эффективность производства.
• Ищет пути пополнения финансовых ресурсов, а также оптимального использования собственных и заемных средств. Находит новые денежные источники. Разрабатывает выгодную инвестиционную стратегию.
• Следит за движением материальных средств, их поступлением и тратой. Ищет способы эффективного управления финансовыми потоками, позволяющие осуществлять денежный оборот с наибольшей выгодой.
• Планирует дальнейшие действия, на ближайшее время и отдаленное будущее. Назначает исполнителей для реализации намеченного, распределяет обязанности между ними. При необходимости осуществляет корректировку планов.
• Контролирует исполнение принятых решений. Следит за соблюдением законодательных норм и своевременным проведением различных операций.
• Взаимодействует с контрагентами, выполняя расчеты с ними и распределяя полученную прибыль.

Финансовая служба держит постоянную связь с другими подразделениями, функционирующими в организации. К примеру, от бухгалтерии к ней поступают сведения о количестве денежных средств на внутренних счетах, о размерах задолженности и суммах планируемых расходов. На основе этой информации финансовая служба оценивает платежеспособность компании, составляет планы, подготавливает отчеты для руководства.

Маркетинговый отдел предоставляет данные, связанные со сбытом продукции. Финансовая служба анализирует издержки, создает условия для заключения более выгодных сделок и оптимизирует рентабельность производства.

В процессе сотрудничества финансовая служба вправе требовать от других структурных единиц максимально результативных действий в плане реализации финансовой политики предприятия.

Организация финансовой службы

Устройство службы зависит от масштабов предприятия и тех финансовых объемов, с которыми приходится работать. При незначительном денежном обороте в рамках малого производства финансовое управление может осуществляться самим руководителем компании. Эти обязанности также нередко возлагаются на бухгалтера, если привлечен такой специалист. В организациях, средних по масштабу, указанная служба может быть представлена специальной группой. Каждый входящий в нее сотрудник отвечает за свой фронт работ.

На крупных предприятиях, где есть развернутое производство, требуется формирование полноценного финансового отдела. Он действует под управлением начальника, который, в свою очередь, подчинен непосредственно руководителю этого предприятия. Отдел складывается из нескольких бюро. Каждое из них ведет деятельность по отдельному направлению. Одно бюро отвечает за планирование, другое — за банковские операции, третье — за разные виды расчетов.

Грамотно организованная деятельность финансовой службы создает предпосылки для успешного развития предприятия и укрепления его позиций в конкурентной бизнес-среде.

Вряд ли можно поспорить с тем, что создание финансового отдела коммерческой структуры - весьма ответственная задача, ведь периодически происходит расширение его функционала. Как правило, его элементы формируются исходя из тех задач, решением которых должен заниматься непосредственно . Какие из них пользуются актуальностью сегодня? Каковы обязанности руководителя? Какие сведения содержит его должностная инструкция? На эти и другие вопросы при желании можно отыскать ответ в статье.

Функционал финансовой службы предприятия

Первоначально следует отметить, что задачи, которые формируются на основе нижеперечисленных функций, должен решать непосредственно начальник финансово-экономического отдела, поэтому функционал ему необходимо знать в обязательном порядке. Чем же занимается финансовая служба?

Во-первых, это контроллинг в финансовой сфере, который заключается в создании определенных планов и осуществлении контроля за качественным их исполнением. Важно отметить, что он тесно взаимосвязан не только с анализом и учетом, но и с контролем грамотного исполнения разнообразных бизнес-задач коммерческой структуры.

Дополнительные функции

Второй функцией финансовой службы любого предприятия является казначейство, которое подразумевает под собой управление деньгами предприятия, создание и последующее ведение платежного календаря, а также контроль непосредственно за состоянием разного уровня взаиморасчетов. Кстати, переоценить функционал казначейства невозможно. Заключающей функцией является организованное формирование и дальнейшее ведение бухгалтерского учета.

Должностная инструкция начальника финансового отдела предприятия

Прежде чем перейти к рассмотрению должностной инструкции начальника финансового отдела коммерческой структуры, следует уяснить один нюанс. Если руководителем финансового отдела компании служит непосредственно финансовый директор, то его деятельность можно регламентировать посредством соответствующего документа. Если же финансовый отдел является самостоятельным подразделением, то инструкция (должностная) начальника финансово-экономического отдела разрабатывается с учетом применения общего алгоритма создания такого рода деловых бумаг.

Алгоритм: общие положения, требования и обязанности

Общий алгоритм формирования должностных инструкций включает в себя обычно следующие элементы:

• Общие положения - предполагают описание документа, указание должности, на которую принимается сотрудник. В данном случае уместен
• Актуальные требования, предъявляемые к квалификации. Среди них уровень образования сотрудника, совокупность навыков и умений, которые нужны для исполнения должностных обязанностей.
• Должностная инструкция начальника финансово-экономического отдела также включает должностные обязанности. Важно заметить, что данный раздел необходимо заполнять максимально подробно. Это следует производить для того, чтобы у сотрудника возникало меньше вопросов по поводу определенных задач, которые должен выполнять специалист.

Критерии успешности и права сотрудника

Помимо представленных выше пунктов, включает следующие составляющие:

• Критерии, определяющие успешность в плане исполнения должностных обязанностей. Необходимо отметить, что данный раздел достаточно сложен по отношению к заполнению, ведь далеко не всегда возможно формирование этих критериев. Кроме того, важно рассматривать исключительно те критерии, исполнение которых в полной мере подлежит контролю.
• Также должностная инструкция начальника финансового отдела содержит информацию о правах специалиста. В данном разделе преподносятся непосредственно обязанности предприятия перед сотрудником. Среди них, как правило, своевременная зарплата, качественная организация рабочего места и, конечно же, инфраструктуры в плане технологии, а также абсолютное соблюдение норм в плане санитарии.

Полномочия руководителя и ответственность сотрудника

Дополнительные элементы стандартной должностной инструкции:

• Раздел, аргументирующий права и обязанности руководителя, по своей структуре является некоторым дополнением к предыдущему. Он содержит объяснения по поводу полномочий руководителя данного специалиста.
• Ответственность сотрудника подразумевает описание того, за что отвечает специалист, и содержит сведения о возможных взысканиях в случае, если не исполняются должностные обязанность начальника финансового отдела .

Необходимо заметить, что осуществление эффективной деятельности финансового отдела невозможно в случае некачественной системы предоставления информации!

Общие положения. Подробное описание

В соответствии с общими положениями должностной инструкции, должен иметь высшее профессиональное (инженерно-экономическое или же стандартное экономическое) образование, а также стаж работы по специальности (организация финансовой деятельности структуры) не меньше, чем пять лет. Кроме того, сотрудник данной категории обязан знать:

• Правовые акты в плане нормативов и законодательства, которые регламентируют деятельность структуры по поводу экономики и производства.
• Сведения нормативного и методического характера, которые касаются непосредственно финансовых операций компании.
• Перспективы развития структуры.
• Актуальное состояние, а также перспективы развития в отношении рынков сбыта производимой продукции или оказываемых услуг, а также финансовых рынков.
• Технологии, затрагивающие производственные процессы.
• Грамотная организация финансовой деятельности в компании.

Что необходимо знать руководителю финансовой службы?

Помимо приведенных выше пунктов, должен знать:

• Актуальный порядок формирования планов в отношении финансов предприятия, а также прогнозов по отношению к реализации выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
• Совокупность методик и рычагов, которые обеспечивают непосредственно управление потоками финансов.
• Актуальный порядок в отношении финансирования из бюджета государственного уровня, кредитования как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, привлечения инвестиций, а также использования собственных денежных средств и приобретения различного рода ценных бумаг (акций, облигаций).
• Актуальный порядок распределения финансовых средств, а также выявления эффективности инвестиций.
• Нормирование в отношении оборотных денежных средств.
• Актуальный порядок и, соответственно, формы финансовых расчетов.
• Законодательство в сфере налогообложения.
• Стандарты в плане финансового учета и отчетности.
• Экономические процессы, организацию производственных операций.
• Бухгалтерию.
• Технику для вычисления, основы работы с ней.
• Положения в отношении трудового законодательства.
• Правила и нормативы в плане охраны труда.

Начальник финансового отдела: обязанности

В должностной инструкции указаны такие обязанности начальника финансового отдела предприятия:

• Организация управления в отношении движения финансовых средств компании и грамотное регулирование взаимоотношений в сфере финансов, которые, как правило, возникают между субъектами хозяйствования в рыночных условиях. Это необходимо делать с целью максимально эффективного использования различных составляющих ресурсного потенциала предприятия в течение производственного процесса, а также реализации выпускаемого продукта или оказываемых услуг для получения максимальной суммы в качестве прибыли.
• Обеспечение разработки финансовой стратегии структуры, а также его финансовой устойчивости.
• Руководство в отношении разработки проектов как текущих, так и перспективных финансовых планов, а также балансов прогнозного характера и бюджетов денежных ресурсов.

Задачи начальника финансовой службы

Что же еще обязуется делать ? В составляющие его деятельности, как правило, входят следующие пункты:

• Обеспечение доведения финансовых значений, которые уже утверждены, до соответствующих подразделений компании.
• Активное участие в разработке проектов в отношении планирования реализации выпускаемой продукции или оказываемых услуг, вложений капитального характера, исследований и инновационных разработок в научной сфере, планировании по поводу себестоимости продукта, а также рентабельности непосредственно производства.
• Непосредственное принятие участия в расчете прибыли и, естественно, налога на прибыль.
• Определение источников для финансирования деятельности компании в производственном и экономическом плане (финансирование бюджетной направленности, кредитование как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, формирование и покупка ценных бумаг, финансирование в отношении лизинговых операций, привлечение заемных средств, эффективное использование собственных денежных ресурсов).

Чем еще занимается начальник финансового отдела?

Помимо перечисленных выше обязанностей, обязан заниматься исполнением следующих пунктов инструкции:

• Проведение исследования и подробного анализа рынков финансовой направленности, оценка возможных рисков в отношении управления финансовыми потоками, разработка предложений по минимизации данных рисков.
• Осуществление политики в плане инвестиций, а также грамотное управление активами структуры (определение их оптимального состава, подготовка предложений по поводу замены или же ликвидации активных средств), проведение анализа и формирование соответствующей оценки, определяющей эффективность финансовых вложений.
• Организация разработки норм оборотного капитала, а также мер по существенному ускорению их оборачиваемости.
• Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в определенные сроки операций банковского и финансового характера, оплата счетов подрядчиков и поставщиков, погашение различного рода займов, выплата банковских процентов, зарплаты сотрудникам предприятия, перечисление налоговых платежей в бюджеты федерального, регионального и местного уровня, а также во внебюджетные фонды государства, носящие социальный характер.

Дополнительные обязанности начальника финансового отдела

Заключительными в перечне обязанностей начальника финансовой службы являются следующие пункты:

• Качественный анализ экономико-хозяйственной деятельности структуры, участие в формировании предложений, направленных непосредственно на организацию платежеспособности компании, предупреждение создания и исключение неприменяемых ценностей товарно-материальной природы, максимальное повышение рентабельности в отношении производственных процессов, увеличение прибыли от реализации продукции, существенное снижение издержек как в плане производства, так и по отношению к реализации продукта, укрепление дисциплины в отношении финансов.
• Осуществление контроля за исполнением финансового, реализационного, прибыльного и других планов, за остановкой производства продукта, который не имеет сбыта, за грамотным расходованием в отношении денежных ресурсов предприятия и целевым применением как собственных, так и заемных оборотных средств.

Заключительный аккорд

Еще одной немаловажной обязанностью начальника финансовой службы любой коммерческой структуры является обеспечение ведения учета движения средств финансового характера и формирования отчетности по итогам всевозможных финансовых операций в соответствии с актуальными стандартами учета и отчетности, а также достоверности финансовых сведений. Помимо этого, начальник финансового отдела осуществляет контроль за правильностью оформления отчетных документов, своевременностью их подачи как внешним, так и внутренним пользователям. И конечно же, данный сотрудник максимально эффективно руководит специалистами финансовой службы.

Формирование финансового отдела на предприятии - ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются, исходя из задач, решение которых – обязанности начальника финансового отдела.

Функции финансовой службы:

• Финансовый контролинг - одна из основных задач финансовой службы, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контролем над исполнением бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 1. Контроль исполнения бюджета движения денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

• Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль состояния взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
• Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Данная функция не требует особого разъяснения. Единственное, на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций Главного бухгалтера и финансового директора (руководителя финансового отдела). Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательства, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Обязанности начальника финансового отдела заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения Главного бухгалтера – тоже тема отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании схема работы финансового отдела может не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации отдела.

После того, как определены обязанности финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

Работа финансовой службы может быть организована по следующей схеме:

Рисунок 2. Структура финансовой службы.

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены Финансовому директору.

Самое простое - выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив структуру и задачи финансового отдела, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламент работы финансового отдела

Что включают в себя регламенты финансовой службы?

Регламент финансового отдела – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

Рисунок 3. Процесс согласования на примере программного продукта «WA: Финансист».

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа - Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).

2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.

3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.

4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций даёт представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.

5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.

Рисунок 4. Порядок взаимодействия сотрудников на примере программного продукта «WA: Финансист».

6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. В данном разделе подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – начальник финансово-экономического отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.

7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.

8. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения..

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора. Если планово-финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.

2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.

5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.

6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.

7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Все больше организаций выбирают решение на платформе 1С - «WA: ФИНАНСИСТ», представляющее собой линейку программных продуктов для автоматизации управления финансами в организациях среднего и крупного бизнеса.

Модули «WA: ФИНАНСИСТ»:

• Казначейство, БДДС
• Бюджетирование доходов и расходов, ББЛ и пр.
• Учет и отчетность по МСФО
• Управленческий учет по корпоративным стандартам
• Управление договорами: от согласования до исполнения

Рисунок 5. Формирование ОДДС прямым и косвенным методом на примере программного продукта «WA: Финансист».

С использованием «WA: ФИНАНСИСТ» финансовые отделы предприятий эффективно решают следующие задачи:

• Прогнозирование финансового состояния предприятия и моделирование экономических показателей бизнеса, определение плановых результатов.
• Удобное и безошибочное планирование / контроль доходов, расходов и денежных потоков компании.
• Оптимизация использования денег, повышение финансовой эффективности и устойчивости бизнеса.
• Увеличение ликвидности и доходности бизнеса, в том числе, за счет минимизации использования заемных средств.
• Повышение качества и обоснованности управленческих решений и прозрачности Бизнеса в целом.
• Своевременность и достоверность финансовой отчетности по международным или корпоративным стандартам.
• Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и всесторонний контроль.
• Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени персональной ответственности сотрудников.
• Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок финансистов в повседневной работе.

См. подробнее в следующих разделах.