Возможности программного обеспечения
подготовки исполнительной документации

Ведение исполнительной документации необходимо для фиксации хода строительно-монтажных работ и технического состояния объекта. Зачастую от ее своевременного оформления зависит оплата выполненных работ в установленный срок.

Рутинный процесс оформления исполнительной документации, как правило, сводится к долгому поиску нужных документов - паспортов, согласований, исполнительных схем и т.д. Работа сопровождается большим количеством копирования и сканирования. Упрощает данный процесс, делает более оперативным и удобным бесплатный онлайн-сервис StroyDocSystems.ru , который разработан на основе практического опыта.

В StroyDocSystems.ru все документы, которые касаются оформления исполнительной документации, в том числе и рабочий проект, находятся в единой информационной базе данных объекта капитального строительства. Простая и удобная система доступа к информации делает возможным одновременно нескольким пользователям работать в программе.

Оформление актов по форме РД 11-02-2006 в интернет-сервисе StroyDocSystems.ru происходит в диалоговом окне на основе информации, содержащейся в разделах информационной базы конкректного объекта капитального строительства - информации об организациях, представителях, выполненных работ, материалах и т.д. Любой заполненный акт может служить шаблоном для оформения нового акта. Интернет сервис позволяет также вносить данные в систему в ходе заполнения актов, вносить исправления в готовые акты.

К сведениям о материалах, проектах, исполнительных схемах пользователи могут прикреплять отсканированные документы. Формируется единый архив, который доступен каждому пользователю системы. Не нужно тратить время на поиск документов, они хранятся в одном месте. Все разделы программы снабжены системой гибкого поиска документов. В программе реализована защита информации от случайного удаления или замены файлов.

Значительная экономия времени и ресурсов при оформлении актов происходит за счет следующих факторов:

Заполнение актов происходит на основе уже готовых данных из информационной базы, в том числе проектной и нормативной документации ;

Все диалоговые окна по созданию актов снабжены системой быстрого поиска данных через фильтр, функцией автозаполнения;

Автоматическое заполнение дат начала и окончания работ;

Автоматическое заполнение приложений к актам;

Акты освидетельствования ответственных конструкций и участков инженерных сетей формируются автоматически, на основе информации об актах освидетельствования скрытых работ, которая уже есть в системе.

Формирование реестра - работа, которая потребует в системе одного клика: при вставке в реестр актов скрытых работ автоматические вставляются данные с указанными в актах паспортах на материалы, исполнительных схемах, протоколов испытаний.

Программа StroyDocSystems.ru подойдет для работы как отдельных пользователей, так и группе сотрудников отдельной компании. Пользователю достаточно зарегистрироваться в программе используя свой электронную почту и создать в личном кабинете объект капитального строительства. В настройках объекта капитального строительства он может давать доступ к для работы другим зарегистрированным пользователям программы.

Основная работ в программе проиходит в следующих разделах:

Раздел Организации

В раздел вносятся сведения об организациях - участниках строительства конкректного объекта. Данная информация используется для оформления "шапки" актов.

Разделы Материалы и Работы

Планомерное заполнение журнала учета работ и журнала материалов позволяет впоследствии формировать акты в считанные секунды, ведь основная информация о произведенных работах и материалах уже внесена в систему. Сведения о работах включают дату начала и окончания работ.

Разделы Протоколы и Исполнительные схемы

В данных разделе вносятся сведения о результатах экспертиз и лабораторных испытаний проведенных в ходе строительства, исполнительных схемах. Программа позволяет вносить также результаты проведенных испытаний.

Раздел Проекты

В данном разделе содержаться разделы проектной документации, в соответствии с которыми выполняются ра,оты, согласования в ходе строительства. Система позволяет пользователю работат онлайн с файлами в формате pdf, jpeg.

Раздел Документы

В данном разделе пользователь может выполнять как заполнение актов по форме РД 11-02-2006 и реестров, так и загружать различные сканы документов - актов, реестров, разрешений, технических условий и т.д. Заполнение актов в интернет-сервисе StroyDocSystems.ru происходит в удобных пользователю диалоговых окнах. После заполнения акт или реестр сразу можно скачать в редактируемом формате word. Интернет сервис позволяет также вносить данные в систему в ходе заполнения актов, вносить исправления в готовые акты.

StroyDocSystems.ru является бесплатным онлайн-сервисом, который позволяет ИТР стоительной компании максимально сократить зататы времени на оформление исполнительной документации, а компании сократить расходы на документооборот и получить конкурентное преимущество.

Программа "Исполнительная документация" для инженеров ПТО Заказчиков и Подрядных организаций, совершенствует работу:

• Освобождает сотрудников от рутины, оптимизируя время для выполнения ИД;
• Исключает неточности в составлении исполнительной документации;
• Заранее предупреждает о не достаточности документации для конкретного объекта, проекта.

В версию «Стандарт» программы «Алтиус - Исполнительная документация» входит:

• Журнал входного учета и контроля качества, получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
• Журнал учета выполненных работ (Унифицированная форма № КС-6а)
• Журнал авторского надзора за строительством
• Журнал бетонных работ (Форма Ф-54 РД-11-02-2006)
• Журнал сварочных работ
• АКТ освидетельствования скрытых работ
• АКТ освидетельствования ответственных конструкций
• АКТ освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения
• Общий журнал работ
• Акт приемки законченного объекта
• Журнал работ по монтажу строительных конструкций
• Журнал болтовых соединений
• Акт геодезической основы
• Документы по работам - в программу «Исполнительная документация» можно импортировать сметы. Для каждой работы сметы программа автоматически подставит необходимые формы исполнительной документации. Если задать даты, к которым должны быть подготовлены документы, то программа будет «семафорить» по каждому документу исполнительной документации отдельно, работе в целом и всей смете. Можно прямо из реестра работ по смете создавать необходимые формы исполнительной документации с автоматической подстановкой всех реквизитов.

Версия «ПРОФ» программы «Алтиус - Исполнительная документация» входит полный набор документов версии «Стандарт», а также дополнительно включены отраслевые формы.

Формы по ВСН 12-88 Часть 2 (Ведомственные строительные нормы):

• Форма 1.1. ПЕРЕЧЕНЬ организаций и ответственных лиц, участвующих в строительстве
• Форма 1.2. РЕЕСТР исполнительной документации
• Форма 1.4. ВЕДОМОСТЬ изменений проекта
• Форма 1.6. СПРАВКА о проведении рекультивации на участке трубопровода
• Форма 1.8. СПРАВКА об устранении недоделок, выявленных рабочей комиссией
• Форма 2.4. ЖУРНАЛ производства земляных работ
• Форма 2.5. ЖУРНАЛ ЗАБИВКИ СВАЙ
• Приложение к форме 2.5 СВОДНАЯ ВЕДОМОСТЬ ЗАБИТЫХ СВАЙ
• Форма 2.9. ЗАКЛЮЧЕНИЕ по проверке качества сварных соединений физическими методами контроля
• Форма 2.13. РАЗРЕШЕНИЕ на право производства изоляции трубопровода (подводного перехода)
• Форма 2.1. АКТ на закрепление трассы (площадки)
• Форма 2.7. АКТ на сварку гарантийного стыка
• Форма 2.15. АКТ на приемку уложенного и забалластированного трубопровода
• Форма 2.16. АКТ о контроле сплошности изоляционного покрытия засыпанного трубопровода
• Форма 2.19. РАЗРЕШЕНИЕ на очистку полости и испытание уложенного участка трубопровода
• Форма 2.20. АКТ на очистку полости трубопровода
• Форма 2.27. ЖУРНАЛ поэтапной приемки подводного перехода под укладку
• Форма 2.28. РАЗРЕШЕНИЕ на укладку трубопровода через водную преграду протаскиванием на км/ПК
• Приложение 1 к формам № 2.28 и № 3.7. ВЕДОМОСТЬ проектных и фактических отметок дна траншеи
• Форма 2.29. АКТ на проверку укладки трубопровода в створе перехода через водную преграду
• Приложение к форме № 2.29 ВЕДОМОСТЬ отметок заложения трубопровода диаметром
• Форма 2.31. АКТ промежуточной приемки нитки перехода трубопровода через водную преграду
• Форма 2.8. АКТ на заварку технологических отверстий
• Форма 2.10. ЗАКЛЮЧЕНИЕ по ультразвуковому контролю качества сварных соединений
• Форма 2.17. АКТ оценки качества изоляции законченных строительством подземных участков трубопровода методом катодной поляризации
• Форма 2.18. АКТ приемки кранового узла, узла приема и пуска очистных устройств и других монтажных узлов под наладку и засыпку
• Форма 2.21. АКТ испытания на прочность, проверки на герметичность
• Форма 2.23. АКТ на предварительное (поэтапное) испытание трубопроводов и участков категорий В и 1
• Форма 2.30. АКТ на берегоукрепительные и дноукрепительные работы
• Форма 3.1. АКТ на геодезическую подготовку трассы, площадки
• Форма 3.3. АКТ о результатах проверки изделий
• Форма 3.5. ЖУРНАЛ регистрации результатов механических испытаний допускных и контрольных сварных соединений
• Форма 2.22 Разрешение испытания кат. В и I

Формы, утверждённые распоряжением Автодора «ИС-478-р» от 23.05.2002:

• Форма 1. Общий журнал работ
• Форма 3. Акт освидетельствования скрытых работ
• Форма 4. Акт промежуточной приемки ответственных конструкций
• Форма 62. Журнал работ по гидроизоляции, антикоррозионной защите, окраске стальных конструкций

Формы по электромонтажным работам в соответствием с инструкцией И 1.13-07:

• Форма 2. Акт технической готовности
• Форма 3. Ведомость изменений проекта (приложение 1 к Акту технической готовности)
• Форма 4. Ведомость недоделок (приложение 3 к Акту технической готовности)
• Форма 5. Ведомость смонтированного оборудования (приложение 4 к Акту технической готовности)
• Форма 6. Акт готовности строительной части помещений (сооружений) к производству
• Форма 6а. Справка о ликвидации недоделок.

Формы, утверждённые распоряжением СП 73.13330.2016 СНиП 3.05.01-85 Внутренние санитарно-технические системы зданий:

• Приложение В. Акт о проведении гидростатического или манометрического испытания на герметичность
• Приложение Д. Акт индивидуального испытания оборудования

Работа со сметами в программе позволяет:

• Импортировать любую смету и автоматически подставить по каждой работе перечень исполнительной документации.
• Создать всю необходимую исполнительную документацию непосредственно из сметы.
• Весь пакет исполнительной документации за нужный период можно распечатать прямо из сметы.

Автоматический контроль:

• Программа в автоматическом режиме отслеживает сроки подготовки исполнительной документации и указать на те работы, по которым что-то не в порядке.
• Если каких-то документов не хватает, они ещё не составлены, то программа выделит их цветом.
• Если снабженцы вносят в программу сертификаты на материалы, то программа автоматически подставит актуальные данные в журнал входного учёта и контроля материалов.

Программа "Исполнительная документация" продаётся в двух видах:

1. С электронным ключом - мы отправляем вам комплект курьерской доставкой;

2. С виртуальным ключом - ключ мы вам высылаем по E-mail.

Эта статья особенно актуальна для инженеров ПТО, т. к. позволит автоматизировать свой труд по заполнению актов скрытых работ, используя пакет приложений Microsoft Office. Если вы не инженер ПТО, то ничего страшного, т. к. описанная здесь методика полезна в решении самых разных задач, где нужно заполнить большое количество бланков.

Скачать бланк акта скрытых работ в формате word.

Итак, у нас есть пустой акт скрытых работ в файле MS Word (назовем его «Фм-1 в/о Ж/2.doc»):

Бланк акта освидетельствования скрытых работ

Для начала заполним все те поля, которые в ходе работы не будут меняться.

Те поля, которые будут меняться я пометил красным цветом. Это будет выглядеть так:

Заполним несколько строчек данной таблицы по общему журналу работ, например, в моем случае для фундамента Фм-1 в/о Ж/2:

Сохраняем таблицу, например: «Фм-1 в/о Ж/2.xls».

В мастере слияния, в качестве типа документа выбираем «письма», нажимаем «Далее. Открытие документа».

Слияние выполняется в 6 этапов:

1 этап. Тип документа — выбираем «Письма».

2 этап. Выбор документа — оставляем «Текущий документ».

3 этап. Выбор получателей — оставляем «Использование списка». Существующий список — нажимаем «Обзор» и выбираем нашу таблицу «Фм-1 в/о Ж/2.xls»., выделяем наш лист, получатели слияния — оставляем по умолчанию — ок. Переходим к следующему этапу.

4 этап. Выделяем меняющееся поле (одно из тех что отмечены красным), например, пусть это будет «число».

На панели слияние нажимаем «Другие элементы…» и выбираем соответствующее поле — «число». —> Вставить.

Не обращайте внимание на то что название поля слишком велико и некрасиво сползает.

Этот этап повторяем для каждого нашего изменяющегося поля.

Этап 5. Просмотр писем. Данные из таблицы Excel вставились в наш акт. Кнопками << и >> можно переключать строки из табл. Excel, тем самым просматривая разные акты.

Этап 6. Завершение слияния. Закрываем мастер слияния.

Переключать записи можно и с панели «Просмотр результатов».

Очевидные плюсы такого метода работы:

1) Не нужно хранить сотни актов в разных файлах, тратя время на их редактирование.

2) В таблице очень удобно можно просмотреть хронологию работ.

3) Довольно быстрое внесение изменений в записи.

4) Быстрая замена бланка акта, допустим неправильно написали фамилию мастера, пару щелчков и изменение будет внесено во всех актах одновременно.

Автоматизация составления исполнительной документации по строительству в Excel

Зачастую, когда говорят о работе в офисных приложениях, подразумевается использование ПК в качестве печатной машинки и, если честно, то это достаточно дорогая замена физическим механизмам, если не пользоваться возможностями который дает нам ПК. Давайте об этом и поговорим.

Введение.

На мой взгляд ПК появился как инструмент для решение принципа автоматизации рутинных процессов и в этом он чертовски хорош. Кроме того развитие функциональных программ есть история создания инструментов для реализации перевода авральных задач в рутинные действия, как следствие углубление разделения труда. Однако есть области, в т.ч. и документооборота, где на сегодняшний день ПК используется именно как печатная машинка в т.ч. и потому, что серьезных разработок не велось в силу того, что оклады людей сидят в накладных расходах и, как следствие, не велики, что не скажешь о возрастающих объемах документооборота.

Итак, поговорим про строительство, конкретно про составление Исполнительной документации (далее ИД).

об Исполнительной документации

Точнее про ее текстовую составляющую. Если вкратце, то ИД есть набор актов, журналов и иных документов, чертежей, схем которые составляются на каждый этап и даже операцию (группы операций) в строительстве, для подтверждения/отклонения выполняемых работ проекту. Такие документы сплошь шаблонные, их перечень, в зависимости от вида работ, регламентирован, и они ведутся согласно фактического графика выполняемых работ, формализуя утвержденной комиссией правильность/отступление работ проекту.

Большая часть работ закрывается по форме Акта освидетельствования скрытых работ (утвержденным приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 26 декабря 2006 года N 1128 (В редакции, введенной в действие с 6 марта 2016 года приказом Ростехнадзора от 26 октября 2015 года №42. Далее АОСР).

Исходные данные для автоматизации.

По-этому возьмем форму АОСР за основу. Итак, у нас есть шаблон документа, в который заносится следующая информация:

Постфикс номера акта;
- наименование объекта капитального строительства;
- юридические данные об участниках строительства (Застройщик или Заказчик; Лицо, осуществляющее строительство; Лицо, осуществляющее подготовку проектной документации;
Лицо, осуществляющее строительство, выполнившее работы, подлежащие освидетельствованию; иные лица.)
- перечень лиц с наименованием организаций, должностей и приказов подтверждающих их полномочия;
- наименование выполненных работ;
- сроки выполнения работ;
- перечень работ, входящих в выполненные работы;
- ссылки на НТД и разделы проекта/тех.документации;
- ссылки на исполнительные схемы, акты испытаний (если таковые требуются);
- перечень используемых материалов с сылками на документы подтверждающими их соответствие (паспорта, сертификаты и т.п.)

Мысли о принципиальных методах решения задачи

Итак, в первом приближении, можно просто создать наглядную таблицу, в которой назначив соответствующие однотипные поля каждому акту мы получим наглядную портянку схемы выполнения работ на объекте. И в этом нет ничего нового. Итак, нам необходимо связать форму с ячейками в таблицах данных и здесь есть 2 варианта:

1. Слияние с файлом Word
2. Заполнение при помощи макросов шаблона на базе Excel.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, но т.к. слияние производит замену в реальном времени, то мною было принято решение выбрать второй пункт, который в реальном времени слияние не обеспечивает и каждый раз необходимо будет осуществлять вывод актов, в случае корректировки данных, заново. Это связано с тем, что мне зачастую необходима история моих действий.

Итак, теперь мы упираемся в 2 задачи:

1. Заполнение шаблона на основе табличных данных
2. Какие поля достаточно ввести один раз, какие будет меняться время от времени и какие поля будут отличаться в каждом акте.

Решая задачу №2 мы вынесем на отдельный лист те данные, которые будут едины в рамках объекта/раздела проекта строительства - это:

Спойлер

На текущем листе заполним лишь один раз, а для остальных актов просто проставим ссылки на эти значения:

Спойлер

И поля, которые будут меняться в каждом акте:

Спойлер

Теперь об удобствах, если записать ФИО ответственных лиц, их организацию, приказ о назначении с датой, то при помощи инструмента «проверка данных» можно занести их фамилии в спойлер , а формулой подтягивать их регалии.

ЕСЛИОШИБКА(ДВССЫЛ(СЦЕПИТЬ(""Данные для проекта"!" ;АДРЕС((ПОИСКПОЗ(E30 ;"Данные для проекта" !$G$15:$G$34;0 ))+14 ;6 )));"-" )

Т.е. на листе "Данные для проекта" в диапазоне $G$15:$G$34, в 6м столбце ищем значение в ячейке Е30, и как только находим нехитрым методом преобразуем в адрес, который будет преобразован в ссылку формулами.

Новая проблема уже упирается в длину строки, если использовать шрифт Times New Roman №10, то длина текста, которая будет выводится на печать, не превышает 105 символов. Т.е. мы упираемся в необходимость создавать костыль для переносов. Итак код функции на VBA:

Т.е. мы сперва забираем текст, потом вырезаем 105 символов, ищем с конца первый символ пробел, как его находим, то закидываем в первую строку массива текст длиной с первого символа, по номер найденного пробела. Затем продолжаем операцию до тех пор пока текст не закончится или не забьется выводной массив. На данном этапе он ограничен памятью в 10 строк. Затем мы выводим по ссылке содержание нужной строки из 1-10. Из минусов решения - забивается память, и для каждого нового запроса осуществляется пересчет заново. Но костыль работает.

Теперь вывод в типовой шаблон АОСР. Есть опять 2 варианта, либо вручную прописывать сопоставлению столбцу(/строки в случае горизонтально расположенных данных под каждый акт), то это будет долго и ресурсоемко подгонять каждый новый шаблон или изменения под таблицы данных. Потому делаем оптимизацию. Данные на каждый один акт будут располагаться вертикально, а сопоставление управляющей комбинации символов (на латинице, т.к. сами акты сплошь на кириллице) будут строки с информацией в этих актах, таким образом в двойном вложенном цикле поиском в тексте управляющих символов мы сопоставим нужное значение из колонки.

Ну и последний момент на данном этапе - мы упираемся в производительность системы и при большом кол-ве актов их вывод будет занимать часы. Дабы ускорить процесс я использую следующий вариант: Копирую содержимое листа с данными в новый лист макросом, он получает в своем имени циферку (2), затем запускается еще один макрос, ускоряющий Excel, но отключающий ряд функционала:

А после вывода всех данных из форм я прогоняю аналогичный макрос где тем же самым переменным присваиваю значение true и удаляю дублирующий лист, что бы не мешался.

(по материалам https://habrahabr.ru/post/344956/)