Перегруженные ресурсы в ms project. В процессе выполнения проекта. Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Лекция 14,15. Планирование работ и ресурсов в MS Project .

■ Планирование стоимости проекта в MS Project.

■ Анализ и оптимизация плана работ, загрузки ресурсов и стоимости.

■ Анализ рисков в MS Project.

Отслеживание проекта в MS Project.

Стандартная и профессиональная версия программы предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации коллективной работы над проектом.

С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ и анализирует загрузку сотрудников.

В качестве СУБД MS Project Server использует MS SQL Server версии 7 и выше.

Для совместной работы над документами и задачами предназначен пакет Microsoft SharePoint Team Services, входящий в состав MS Project Server.

Основные термины

Задача - активность, направленная на достижение определенного результата.

Ресурс назначается на задачу и может быть материальным (материалы, оборудование и сырье) и рабочим (работники и оборудование, оплачиваемое по часам).

Выделение ресурса на задачу называется назначением. На одну задачу можно назначить неограниченное количество ресурсов.

Задача характеризуется длительностью, объемом трудозатрат {работ) и стоимостью необходимыми для ее выполнения.

Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания самой поздней с учетом зависимостей между задачами.

Планирование проектов

В деятельности любой организации различают программы, операции и проекты. Программа - это деятельность по управлению проектами и операциями внутри организации. Операции - это повторяющиеся действия, направленные на поддержание деловой активности . Проект же предпринимается для достижения определенного результата в условиях установленных сроков и средств.

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Чем лучше составлен план проекта, тем легче выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Проекты могут быть любого масштаба, в них может быть задействовано несколько человек, а может и несколько тысяч. Проекты могут иметь разной длительности от нескольких дней до нескольких лет. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности.

Для каждого проекта четко определены начало и конец. Конец проекта наступает с достижением поставленных целей или когда становится ясно, что цели не могут быть достигнуты и проект обрывается.

После окончания проекта проектная команда распадается, и ее участники переходят в другие проекты.

План проекта составляется, чтобы определить, с помощью каких работ будут достигнуты результаты проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ, и в течение какого времени люди и оборудование будут заняты работой по проекту. План проекта содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата.

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько результатов проекта. Таким образом, результат фазы суммирует результаты входящих в нее задач. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз.

В каждом проекте для достижения общей цели необходимо достигнуть нескольких промежуточных целей. Задачи, в результате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами . Вехи могут присутствовать в проекте для облегчения отслеживания плана проекта.

Длительность задачи - это период рабочего времени , который необходим для ее выполнения. Длительность может не соответствовать трудозатратам работников, которые выполняют эту задачу.

Задачи в плане проекта взаимосвязаны. Зависимости между задачами обозначаются связями и используются, чтобы задать логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.

Ресурсы в MS Project делятся на трудовые и материальные и обозначают сотрудников и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование, то есть для выполнения определенной задачи назначается роль, а конкретный сотрудник выбирается на эту роль на этапе реализации проекта.

Для каждого ресурса имеется важное свойство - его стоимость. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени. Обычно повременная ставка используется для учета трудовых ресурсов. Затраты на использование начисляются всякий раз, когда в задаче используется ресурс.

Назначение - это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Для выполнения задачи могут быть назначено несколько трудовых и материальных ресурсов.

Три составляющих проекта - время, стоимость, объем работ образуют проектный треугольник. При изменении одной из составляющих меняются две другие. Все три составляющие тесно связаны между собой. Например, если уменьшается время, то возрастет стоимость или уменьшится объем.

При изменении любой из трех составляющих надо убедиться, что это не приведет к уменьшению запланированного уровня качества проекта.

Планирование проекта в MS Project

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список задач и фаз и список необходимых для их выполнения ресурсов. Вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах. Осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется.

Определение проекта состоит в задании его ключевых характеристик. Эти характеристики задаются при создании нового файла проекта.

Планирование стоимости в MS Project

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса.

Для каждого ресурса можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (по часовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса.

Стоимость ресурса определяется на вкладке «Затраты» диалогового окна «Сведения о ресурсе».

Стоимость назначений определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату затрат на использование ресурса. Изменить стоимость назначения можно, указав другую тарификационную таблицу. Это mcokhq сделать на вкладке «Общие» диалогового окна «Сведения о назначении», где из списка можно выбрать таблицу А, В, С, D, Е.

Если в проекте часто применяются тарификационные таблицы, то можно в представлении добавить колонку «Таблица норм затрат» для удобства.

Стоимость задач складывается из суммарной стоимости назначений и фиксированных затрат. Фиксированные затраты - это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, стоимость авиабилетов.

Для в вода фиксированных затрат используется поле «Фиксированные затраты» в таблице «Затраты» в любом представлени и для работы с задачами.

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет, но и определить, как этот бюдже т будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения или оплата по мере выполнения работ. Причем в одном проекте могут сочетаться несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке «Затраты» в диалоговом окне «Сведения о ресурсах» способ оплаты выбирается в раскрывающемся списке «Начисление затрат».

Определить порядок оплаты фиксированных затрат можно в колонке «Начисление фиксированных затрат» таблицы «Затраты» в любом представлении для работы с задачами.

По умолчанию способ начисления фиксированных затрат выбирается согласно параметра «Начисление фиксированных затрат по умолчанию» на вкладке «Расчет» диалогового окна «Параметры».

Анализ и оптимизация плана проекта

После определения стоимости всех ресурсов план проекта почти завершен. Теперь надо проанализировать насколько он соответствует требованиям. Необходимо проверить соответствие расписанию, так как в процессе назначения длительности задач могли измениться. Также необходимо проверить загрузку ресурсов. Надо проверить соответствие бюджета. Еще надо оценить риски выполнения проекта, как велика вероятность, не уложиться в расписание, бюджет и не выполнить все поставленные цели.

Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план проекта.

Чтобы определить неравномерность загрузки ресурсов, надо открыть представление «Лист ресурсов». Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, и в поле «Индикаторы» стоит пометка о перегрузке.

Перегрузка ресурса означает, что для выполнения задачи ему потребуется больше времени, чем запланировано. Самой частой причиной перегрузки ресурса является назначение ресурса на задачи, выполняемые одновременно.

Выровнять перегрузку ресурса можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи и назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях, либо изменив даты их начала и окончания. В-третьих, засчитав работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов можно воспользоваться автоматизированными средствами и можно перераспределить загрузку вручную.

Используют оба способа одновременно, так как автоматизированные средства выравнивания используют второй способ распределения загрузки.

DIV_ADBLOCK112">

Флажок «При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи» разрешает при выравнивании изменять время, когда трудозатраты ресурса являются независимыми от трудозатрат других ресурсов на эту задачу. Этот параметр установлен по умолчанию.

Флажок «При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат» определяет, что при выравнивании выполняется прерывание задач путем прерывания оставшихся трудозатрат по задачам или назначениям. Если требуется разрешить или запретить прерывание отдельных задач, надо добавить поле «Допускается прерывание при выравнивании» в таблицу со списком задач и установить для каждой задачи значение «Да» или «Нет».

При нажатии на кнопку «Выровнять» MS Project уточнит, выравнивать все задачи или ресурсы или только выделенные.

Если в процессе выравнивания возникнет ситуация, когда выровнять загрузку ресурсов автоматически не удается, то программа отобразит окно с сообщением. Это окно содержит три кнопки «Пропустить», «Пропустить все», «Остановить».

Первая кнопка пропускает текущую задачу, вторая пропускает все задачи, которые невозможно выровнять, третья завершает процесс выравнивания.

Для отображения результатов выравнивания предназначено представление «Диаграмма Ганта с выравниванием». На этой диаграмме будет изображено состояние проекта до выравнивания и изменения, внесенные процедурой автоматического выравнивания.

Отменить результаты автоматического выравнивания можно кнопкой «Очистить выравнивание» в диалоговом окне «Выравнивание загрузки ресурсов». Отменить можно только выравнивание для последней операции.

Ручное выравнивание осуществляется в два этапа: сначала надо найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем надо определить методы выравнивания перегрузки. Методов довольно много: перенести задачу, прервать задачу, изменить длительность задачи, выделить на задачу другой ресурс, уменьшить объем работы, сохранить перегрузку, перенеся избыточные трудозатраты в сверхурочные.

Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, удобно воспользоваться представлением «Использование ресурсов». В представлении нужно применить фильтр «Превышение доступности ресурсов», чтобы отобрать только перегруженные ресурсы. Данные, обозначающие перегрузку, выделены красным. Для быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, используется инструмент «Перейти к следующему превышению доступности», расположенной на панели инструментов «Управление ресурсами».

Анализ и оптимизация плана работ

В ходе анализа плана проекта нужно оценить, насколько установленные длительности задач реалистичны. MS Project имеет средства для вероятностной оценки проекта.

Метод PERT (Program, Evaluation and Review Technique) использует три сценария: пессимистичный (максимальные длительности задач), оптимистичный (минимальные длительности задач) и ожидаемый. В соответствии с удельным весом каждого варианта программа рассчитывает средневзвешенную длительность каждой задачи.

Для анализа проекта по методу PERT надо вывести панель инструментов «Анализ по методу PERT».

Для анализа надо ввести для каждой задачи пессимистичную, оптимистичную ожидаемую длительности. Для этого надо нажать на кнопку «Лист ввода PERT».

Затем надо ввести весовые коэффициенты . Для этого на панели инструментов «Анализ по методу PERT» надо нажать кнопку «Задание весовых коэффициентов для метода PERT».

Сумма весовых коэффициентов всегда равна 6.

После определения весовых коэффициентов можно преступить к расчету для этого надо нажать кнопку «Вычисления по методу PERT». Перед этим следует сохранить файл проекта под другим именем, чтобы можно было вернуться к предыдущим данным.

MS Project выведет окно с предупреждением, что значения полей «Длительность», «Начало» и «Окончание» будут пересчитаны.

Анализ и оптимизация стоимости проекта

При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания, то бюджет оптимизируется.

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу «Затраты» в любом представлении со списком затрат и посмотреть данные в столбце «Общие затраты» у суммарной задачи проекта.

Также требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. При этом рассматриваются:

Распределение затрат по фазам проекта;

Распределение затрат по типам работ;

Соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;

Распределение затрат на ресурсы разных типов.

Для этого можно воспользоваться формулами и настраиваемыми полями.

После проведения анализа может потребоваться провести оптимизацию проекта: уменьшить или увеличить затраты на задачи или ресурсы определенного типа.

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи.

Для уменьшения затрат можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать тарификационные таблицы с более низкими ставками. Привлечение более дешевых ресурсов может вызвать снижение качества проекта и увеличение сроков проекта.

Если у проекта оказывается дополнительный бюджет , то можно повысить качество проекта, привлекая более квалифицированные ресурсы и используя более дорогие материалы и оборудование.

Анализ рисков

Анализ опасностей, которые могут возникнуть при выполнении проекта, - один из самых сложных и ответственных этапов подготовки проекта. От качества проведения анализа во многом зависит успешный результат проекта.

Анализ рисков состоит из нескольких этапов:

Определение возможных рисков;

Определить стратегию действий при возникновении подобной ситуации.
Риски могут быть многих типов:

Риски в расписании проекта;

Ресурсные риски;

Бюджетные риски;

Социальные риски;

Политические риски;

Природные.

На обычный проект чаще всего могут оказывать влияние первые три типа рисков.

Для оценки рисков в расписании проекта следует выделить задачи со следующими параметрами: задачи с предварительными длительностями, задачи с большой длительностью и в которых задействовано большое количество ресурсов, задачи с большим числом зависимостей, задачи с внешними зависимостями.

Для оценки ресурсных рисков следует выделить следующие ресурсы: работников с недостаточной квалификацией, ресурсы, чрезмерно загруженные, ресурсы с уникальными навыками, которые некем заменить.

Для оценки бюджетных рисков требуется определить насколько увеличение объема работы по проекту приведет к увеличению затрат на него и имеются ли бюджетные резервы для компенсации.

Для смягчения рисков требуется разработать стратегию их сдерживания и уменьшения влияния. Для этого надо заложить в проект временной и бюджетный запас, а также предусмотреть меры по дублированию уникальных ресурсов.

Отслеживание проекта в MS Project .

Диаграмма Ганта

Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить и редактировать данные.

Диаграмма Ганта - это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.

Она представляет собой график, на котором по горизонтали расположена шкала времени, а по вертикали - список задач. Длина отрезков, обозначающих задачи пропорциональна длительности задач. Задачи соединяются между собой линиями связей.

Рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация, определяемая настройками программы.

В MS Project входят несколько представлений, основанных на диаграмме Ганта: «Диаграмма Ганта», «Подробная диаграмма Ганта», «Диаграмма Ганта с выравниванием», «Диаграмма Ганта с отслеживанием» и т. д.

Форматирование диаграммы Ганта

Для изменения отображения информации на диаграмме Ганта используется форматирование. С помощью средств форматирования можно изменять форму и цвет составляющих диаграмму фигур, определять информацию, отображаемую рядом с фигурами, отображать дополнительную графическую информацию, форматировать шкалу времени.

Настройка формы и цвета отрезков определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Для открытия окна можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на отрезке или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из выпадающего меню пункт «Форматировать отрезок...».

Диалоговое окно «Шкала времени» имеет четыре закладки. Закладки «Верхний уровень», «Средний уровень», «Нижний уровень» настраивают три уровня временной шкалы. Единицы измерения времени более высокого уровня не могут быть меньше единиц измерения более низкого.

Для форматирования вспомогательных линий диаграммы используется диалоговое окно «Сетка». Это окно можно вызвать с помощью команды «Формат» ->

Для быстрого форматирования диаграммы Ганта можно использовать мастер диаграмм Ганта. Вызвать мастер можно с помощью команды «Формат» -> «Мастер диаграмм Ганта».

Диалоговое окно «Шкала времени» имеет четыре закладки. Закладки «Верхний уровень», «Средний уровень», «Нижний уровень» настраивают три уровня временной шкалы. Единицы измерения времени более высокого уровня не могут быть меньше единиц измерения более низкого.

Количество отображаемых уровней временной шкалы задается с помощью списка «Отображать».

Параметры отображения уровня: «Единицы» - определяет единицы измерения; «Интервал» - число единиц в одном делении шкалы уровня; «Надписи» - определяет формат даты.

Закладка «Нерабочее время» задает отображение на диаграмме нерабочих дней. (Воскресных и праздничных).

Для выбора периода времени, отображенного на временной шкале, используется диалоговое окно «Масштаб», которое вызывается из контекстного меню, выбором одноименной команды.

В диалоговом окне можно выбрать период времени, для отображения задач, запланированных на этот период.

Для быстрого изменения масштаба диаграммы Ганта можно воспользоваться кнопками «Увеличить» и «Уменьшить», расположенными на панели инструментов «Стандартная».

Для форматирования вспомогательных линий диаграммы используется диалоговое окно «Сетка». Это окно можно вызвать с помощью команды «Формат» -> «Сетка...» или из контекстного меню.

Для настройки дополнительных параметров диаграммы используется диалоговое окно «Макет». В этом диалоговом окне задаются дополнительные параметры отображения диаграммы: вид линий связи между задачами, формат даты, высоту отрезков и т. д.

Для быстрого форматирования диаграммы Ганта можно использовать мастер диаграмм Ганта. Вызвать мастер можно с помощью команды «Формат» -> «Мастер диаграмм Ганта».

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Работа со списком ресурсов в MS Project

Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.

Список ресурсов включает в себя:

• Имя ресурса.
• Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.

Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.

В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:

• Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
• Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
• Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте

Чтобы создать список ресурсов:

1. В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
2. Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
3. Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
4. Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
5. Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.

Подробное описание ресурсов в MS Project

Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:

1. Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
2. Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».

• В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
• В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
• В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
• В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
• Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
• Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
• Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».

Назначение затрат на ресурс в MS Project

Для назначения затрат на ресурс:

1. Перейдите в представление «Лист ресурсов».
2. Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
3. Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».

Таблица норм затрат - это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.

Типы затрат для различных типов ресурсов:

• Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
• Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
• Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта

Чтобы создать таблицу норм затрат:

1. Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
2. Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
3. На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
4. В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».

Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:

• Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
• Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
• Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».

7. Нажмите на кнопку «OK ».

Диаграмма использования ресурсов

Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.

Рис. 8.9. Диаграмма использования ресурсов

В таблице, располагающейся слева от диаграммы (рис. 8.9, файл 2.mрр), приведен список ресурсов, и под каждым из ресурсов приведен список задач, использующих этот ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.

MS Project: Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней

Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней

При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только некоторых деталей. В диалоговом окне настройки отображаемых на диаграмме данных (вызываемом командой меню Format > Detail Styles (Формат > Стили подробных данных)) используется псевдополе All Resource Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можно определять формат строк, содержащих сводные данные о ресурсе.

В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format > Text Styles (Формат > Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на диаграмме использования задач).

Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.

Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. главу Сортировка,

группировка и фильтрация данных в таблицах). В отличие от таблиц,

состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться по-разному, а к некоторым не применяются совсем.

Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в главе

Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах), полностью

могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганга и ее виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.mрр) к диаграмме использования ресурсов применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (Overaltocated resources (Превышение доступности ресурсов)). После применения фильтра в таблице отображаются только эти ресурсы, и на диаграмме отображаются соответствующие им данные.

Аналогичный пример представлен на рис. 8.11 (файл 2_2.mрр). К данным, размещенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.

Структурная фильтрация (см. раздел «Структурная фильтрация» ) может

быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью команды меню Project t Outline > Show Assignments (Проект > Структура >

Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project > Outline > Hide Assignments (Проект > Структура > Скрыть назначения) можно скрыть отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или задачей.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта после группировки задач проекта по длительности

Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, которые необходимо рассмотреть отдельно.

Фильтрация данных на диаграммах без таблиц

Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 2_3.mpp) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи стоимостью более $200

Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме данных.

Сортировка данных на диаграммах без таблиц

Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.

На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения информации о ресур-рах, а на схеме данных - информации о задачах.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Группировка данных на диаграммах без таблиц

Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide fields (Скрыть поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач умещается на одном экране.

Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по стоимости задачи

Например, на рис. 8.13 (файл З.mpp) задачи сгруппированы по затратам с интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел «Настройка

параметров группировки» ). Для группировки использована ранее созданная

группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до $100, в следующем - от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на сетевом графике - новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

• 
  Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.
• 
  Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.
• 
  Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.

1. 
   График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.
2. 
   Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.
3. 
   Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;
4. 
   Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

1. 
   Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.
2. 
   Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.

Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта
^

5.2. Окно свойств ресурса

Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса

График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:

1. 
   Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);
2. 
   Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);
3. 
   Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

1. 
   выделенный – ресурс принимает участие в проекте;
2. 
   предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.

Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.

1. 
   Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.
2. 
   Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.
3. 
   Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропор-ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.
4. 
   Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

1. 
   В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;
2. 
   Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;
3. 
   По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

Рис. 5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.

Планирование ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии

Мишкино 2015

Введение

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Целью работы является изучение в программного продукта Microsoft Project назначение и действие различных видов ресурсов.

В соответствии с данной целью в исследовании поставлены следующие задачи:

1.Изучить типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

2. Определить методологию планирования ресурсов.

Теоретической и методологической основами исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых, исследовавших производственную и социальную инфраструктуры, Internet ресурсы, фактическим материалом, данные примера расчета завершения проекта в назначенный срок и определения резервов времени для завершения проекта.

Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:

· Конкретных исполнителей задач;

· Ответственных за достижение результата;

· Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.

· Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;

· Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.

Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:

Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.

Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.

Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:

a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.

b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.

c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.

d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).

e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).

f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.

Затратные ресурсы , необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей, но не зависящих ни от длительности задач, ни от назначенных на нее трудовых ресурсов, например, если нужно смоделировать положительное воздействие на того или иного чиновника, для ускорения принятия им положительного решения.

1.1. Методология планирования трудовых ресурсов

Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:

1. Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;

2. Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.

Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.

Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.

Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:

1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1 ;

Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook

2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);

3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).

Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.

4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.

Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.

Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или ActiveDirectory

Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3 .

Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или ActiveDirectory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.

Рисунок 3. Типы ресурсов

Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:

1. Универсальный. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения любой случайной задачи планируется имеющийся ресурс.

Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист, у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).

После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.

Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так, как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.

Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».

2. Бюджетный. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.

Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. р. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. р. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4 .

На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.

Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью

Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):

· Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.

Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

· Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.

При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

Так, Рисунок 5 , на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка, выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.

Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы