Главной целью функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

Каждое предприятие – это сложная производственно-экономическая система с многогранной деятельностью. Его задача состоит в том, чтобы воспринять «на входе» факторы производства (затраты), переработать их и «на выходе» выдать продукцию (результат) Такого рода трансформационный процесс называется «производство». Его цель – в конечном итоге улучшить уже имеющиеся показатели, чтобы увеличить, таким образом, запас средств, пригодных для удовлетворения потребностей.

Предприятие выступает в роли потребителя, когда покупает товары, услуги с целью получения прибыли путем использования покупки для производства других продуктов или путем использования покупки в своих операциях. Такими товарами могут быть как сырье, полуфабрикаты, комплектующие изделия, вспомогательное оборудование, разнообразные услуги, так и рабочая сила.

Поведение потребителей промышленных товаров зависит от условий, которые должны выполняться при осуществлении закупок, структуры и особенностей их использования, влияния на процесс закупок. Обычно наиболее важные условия осуществления закупок – доступность товаров, надежность продавцов, стабильное качество товаров, их цена и условия поставок.

В качестве одного из наиболее важных условий, влияющих на поведение потребителей, является доступность товаров, т.е. возможность получать необходимую продукцию в любой требуемый момент времени. Это обеспечивает ритмичность работы предприятий-потребителей, позволяет эффективнее планировать свою деятельность. Цель покупки у любого предприятия – увеличение прибыли через снижение затрат или увеличение продаж.

1. Анализ рынка поставщиков в системе оптимизации

1.1 Рыночные факторы оптимизации

Основная цель изучения конъюнктуры рынка – установить связь между деятельностью предприятия и рынком, как обеспечить равновесие спроса и предложения. Конъюнктурное исследование включает в себя оценку рынка в текущий период, прогноз изменения показателей рынка, предложения и рекомендации по деятельности предприятия в процессе изменения обстановки на рынке.

Закупки для нужд предприятия – это «процесс принятия решения, посредством которого официальная организация констатирует наличие нужды в закупаемых со стороны товарах и услугах, а также выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и конкретных поставщиков из числа имеющихся в рынке» .

Деятели промышленного рынка в разных сделках выступают в разном качестве – могут быть и продавцами, и покупателями, и партнерами. Это различное состояние деятелей промышленного рынка обеспечивает их активную позицию по отношению к выбору партнера по сделке. Обе части промышленного рынка – покупающие и продающие фирмы – одинаково активны в выборе контрпартнеров, они проводят анализ и оценку потенциальных поставщиков, тратят значительные ресурсы на принятие решения о совершении сделки, подписывают договоры и контракты и т.п.

Из-за постоянной функциональной зависимости в товарах, запасных частях, других материальных ресурсах и обслуживании деятели промышленного рынка находятся в комплексной взаимозависимости друг от друга, что значительно сужает возможности выбора и перемены поставщика. Вследствие этого промышленные покупатели несвободны в выборе партнера, особенно сильно эта зависимость проявляется на сырьевых рынках, добыча ресурсов на которых ограничена. Конечно, также ярко такая зависимость проявляется на монопольных рынках.

Практически все компании-продавцы имеют специально разработанную систему скидок на продаваемую продукцию: различные покупатели в зависимости от объема закупки и других деталей соглашения получают продукцию по разным ценам, а также с различными условиями доставки и оплаты. Кроме этого, продавцы стараются удовлетворять любые пожелания своих постоянных клиентов – возможно специально для постоянного крупного покупателя произвести модификацию своего товара, либо изменить упаковку (ввести надпись и инструкцию на русском языке) и т.п.

Важно отметить, что на промышленных рынках конкурентами являются не только производители однотипных товаров, как на потребительских рынках, а все промышленные деятели, осуществляющие операции на данном рынке – продавцы, покупатели, банки, государство и т.д. Так, например, если фирма не может погасить банковский кредит, то ее конкурентом становится банк, который может за неуплату долга стать владельцем имущества компании.

Промышленные рынки очень нестабильны. Постоянные изменения в технике и технологии ведут к быстрому устареванию старых и появлению новых товаров. Это привносит в практику компаний значительный элемент риска.

Покупки на предприятии делаются в соответствии с точными техническими спецификациями и на основе хорошего знания продуктовой категории. Они делаются профессионалами, специалистами. Решения о покупке основываются на прошлом опыте и тщательном взвешивании альтернатив. Решения более сложные и, соответственно, более длительные, требуют более обширного обмена информацией и несут больше финансового риска и неопределенности. Решения о покупках. Эти покупки предполагают тесное взаимодействие между покупателем и продавцом (по поводу спецификаций на товар, документов о стандартизации, качестве, экологической чистоте и т.д.). Решение о покупке может предполагать интенсивные переговоры, особенно когда организации договариваются покупать друг у друга. Покупки часто опираются на нескольких поставщиков одновременно. Это делается для минимизации риска прерванных поставок по причине нехватки материалов у кого-то из поставщиков, краха его бизнеса или его кадровых проблем. Организационные закупки нередко поощряют конкуренцию среди поставщиков.

Принятие решений о закупках на предприятии включает следующие этапы:

1. Осознание проблемы – осознание кем-то из работников фирмы проблемы или нужды, удовлетворить которую можно путем приобретения на стороне товара или услуги. Осознание проблемы чаще всего связано со следующими событиями: фирма решает начать выпуск нового товара; происходит поломка машины, и требуется ее замена или ремонт; качество закупленных материалов оказалось неудовлетворительным, и фирма ищет другого поставщика; агент по закупкам обнаружил возможность добиться более благоприятных цен или получить товар более высокого качества.

2. Обобщенное описание нужды – происходит оценка характеристик товаров, на этом снабженец должен работать совместно с инженерами, экономистами и непосредственными пользователями для того, чтобы провести ранжирование значимости показателей надежности, долговечности, стоимости и прочих желательных свойств искомого товара.

3. Оценка характеристик товара – предприятие-покупатель составляет технические условия, определяющие необходимые характеристики товара, методы их контроля.

4. Поиски поставщиков – изучаются коммерческие справочники, осуществляется поиск информации в компьютерных сетях, запрашивают по телефону рекомендации от других фирм, часть поставщиков исключается из числа возможных кандидатов, если их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация как поставщика.

5. Запрашивание предложений – от наиболее подходящих поставщиков, получение каталогов, письменных предложений от каждого потенциального поставщика.

6. Выбор поставщика – члены закупочной комиссии изучают предложения и переходят к выбору поставщика, оценивают техническую компетентность различных кандидатов, их способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставить необходимые услуги, составляют перечень желательных характеристик поставщика с ранжированием их по степени относительной значимости.

7. Разработка процедуры заказа – составление окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков, с указанием технических характеристик товара, его необходимого количества, расчетного времени поставки, условий возврата, гарантий.

8. Оценка работы поставщика – оценивается работа конкретного поставщика по удовлетворенности внутрифирменных пользователей.

Организация совместной работы с поставщиками является ключевой задачей в процессе структурирования цепочки поставок. Условием повышения эффективности работы компании является взаимодействие с объединениями компаний и торговыми партнерами.

Системы закупок и снабжения предусматривают разработку общего подхода и использование методов сотрудничества в организации закупок товаров и услуг. Такой подход использует показатели объема поставок, механизмы отношения с поставщиками и используемые технологические средства в целях значительного снижения внешних издержек и улучшения качества продукции и производительности поставщиков. Деятельность в этом направлении включает следующие меры:

1. диагностика закупок / анализ затрат;

2. стратегические решения по организации закупок;

3. электронная система закупок;

4. управление поставщиками;

5. электронная система материально-технического снабжения;

6. построение процесса материально-технического снабжения;

7. разработка системы материально-технического снабжения для предприятия.

Основные задачи:

1. Снижение затрат на закупку сырья, материалов и товаров

2. Сокращение внутренних издержек, связанных с организацией бизнес-процессов

1.2 Методы изучения рынка и оценки условий оптимизации

Рынок товаров промышленного назначения – совокупность лиц и организаций, закупающих товары и услуги, которые используются при производстве других товаров или услуг, продаваемых, сдаваемых в аренду или поставляемых другим потребителям. Рынок товаров промышленного назначения обладает определенными характеристиками, которые резко отличают его от рынков товаров широкого потребления. На нем меньше покупателей, эти покупатели сконцентрированы географически, спрос на товары промышленного назначения определяется спросом на товары широкого потребления, спрос на товары промышленного назначения резко меняется, покупатели товаров промышленного назначения – профессионалы.

Олег Умрихин Генеральный Директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Рустам Галиев Региональный представитель компании «ТендерПро», Елабуга, Татарстан

Дмитрий Грачев Заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

• Как планировать закупки в условиях кризиса и неопределенности спроса
• Как повысить эффективность работы с поставщиками
• Как оптимизировать работу склада
• Как заставить снабженцев работать продуктивно
• В чем выгода использования конкурсов для закупок

Кризис заставляет сегодня все компании, даже самые успешные, экономить. Кроме того, экономический спад стал причиной снижения цен на многие ресурсы, а за ними по производственной цепочке – цен на многие виды промышленной продукции и сопутствующие услуги. С учетом этих двух факторов можно утверждать, что не заниматься оптимизацией закупочной деятельности сегодня – это преступление против собственного бизнеса. Мы описали ряд мер, позволяющих повысить эффективность закупок, и систематизировали их по основным направлениям работы. Об этом и пойдет речь в предлагаемой Вашему вниманию статье.

Пересмотрите планирование

По данным исследования, проведенного специалистами компании «1С» на основе анализа более пяти тысяч производственных заданий, проблемы оперативного планирования являются причиной 63% невыполненных заданий 1 . В условиях кризиса и роста неопределенности спроса планировать становится еще сложнее, но делать это необходимо. Нужно выбрать стратегию, которая будет учитывать и закупки про запас (для оперативного исполнения срочных и выгодных заказов), и экономию средств путем покупки только нужного «здесь и сейчас».

1 Подробнее см. в статье А. Кислова и А. Нестерова «Совершенствование управления производством – от борьбы с опасностями кризиса к реализации новых возможностей» (www.buh.ru/document-1327 ).

Планируйте на короткий срок

В кризис руководителю любой компании, необходимо исходить только из реальной потребности. Грамотное планирование закупок предполагает отсутствие запасов. Не надо управлять запасами, надо просто не закупать ничего впрок. Забудьте про годовые и квартальные заявки. Такая система планирования и раньше была утопией, но спасали большие объемы потребления материалов. Сегодня оптимальный срок планирования закупок – один месяц. Исполнять заявки нужно до 15-го числа текущего месяца. 16-го должен быть сделан отчет о товарах, которые поступят в текущем месяце, следующем месяце и которые вообще не поступят. А для материалов со сроком поставки больше одного месяца необходимо составить отдельный список и указать срок исполнения заявок по ним (от заказа до поступления на склад); задача работников отдела снабжения – обеспечивать поставку этих материалов в обозначенные сроки.

Действуйте по науке

При планировании закупок не пренебрегайте общеизвестными действенными инструментами анализа и прогнозирования. Например, при распределении номенклатуры товаров между снабженцами, а также при организации централизованного снабжения предприятий, входящих в холдинг, можно успешно применять АВС-анализ. В этом случае действует закон Парето: «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Иначе говоря, сосредоточьтесь на 20% номенклатуры, которая стоит 80% от суммы всех Ваших закупок.

Другая методика – совмещенный АВС-XYZ-анализ. Он слабо применим для производства, но крайне эффективен для торговли. Эта методика объединяет анализ на основе закона Парето (20:80) и анализ фактического потребления (оценивается уровень спроса, выявляется, насколько часто оказывается востребованным тот или иной товар). Метод позволяет разбить всю номенклатуру товаров на девять групп (по стоимости и спросу) и определить для каждой варианты управления. Одни товары (дорогие и часто покупаемые) Вам нужно контролировать лично, а другими (очень дешевыми, но часто покупаемыми) просто забить склад и забыть о них на какое-то время (см. также: Формулы расчета оптимального размера заказа и прогнозирования продаж).

Займитесь отношениями с поставщиками

Кризис можно уподобить встряхиванию банки с хлопьями: расположение хлопьев существенно изменится, и те, что были раньше сверху – компании с самыми выгодными предложениями, – могут осесть на дно, уступив место более мелким, но менее отягощенным грузом кредитов и зависимостью от одного-двух крупных клиентов, вдруг в разы сокративших заказы.

Проведите мониторинг

Вам нужно будет провести мониторинг всех предложений: цены и условия поставок поставщики меняют неравномерно, и работать с несколькими привычными поставщиками потому лишь, что они давно поставляют товар (а возможны и худшие причины, связанные с личным интересом сотрудников, но об этом ниже), неприемлемо. Здесь есть один нюанс – долгосрочные контракты. Конечно, не стоит нарушать принятые на себя обязательства, но если поставщик повысил цены или срывает поставки – как правило, это законный способ для пересмотра отношений, прописанный в большинстве договоров.

Как кризис меняет цены

Сравним некоторые конкретные цены поставщиков, по которым они предлагали свой товар в августе 2008 года, когда кризис только начинался, и цены, по которым они продавали продукцию в апреле 2009 года. Например, гвозди строительные стоили в августе 2008 года 52,14 руб., а в апреле они продавались по цене от 26,42 до 37,74 руб. (за килограмм). Стальные трубы предлагались по 50 000 руб., в апреле они стоили 31 000 руб. (за тонну). Цена перфоратора в начале кризиса – 8295 руб., в апреле 2009 года она снизилась до 6353 руб. Масло гидравлическое продавалось от 33 600 до 40 259 руб., в настоящее время его можно купить по цене от 25 200 руб. (за тонну). Стоимость фильтровальной ткани за время кризиса снизилась с 210 руб. до 169 руб. (за метр).

Подготовлено на основе данных сайта www.tender.pro

Требуйте уступок по ценам

Кризис дает Вам карт-бланш на активное требование уступок по цене (в меньшей степени – по срокам отсрочки платежа), так как многие поставщики испытывают финансовые трудности и готовы пойти на очень серьезные уступки для сбыта своей продукции и скорейшего получения денег. Ситуация на рынке сегодня такова, что любой, даже самый неопытный снабженец с деньгами – король.

Еще летом 2008 года разница между предоплатой и оплатой в течение 30 дней составляла 1% (12% годовых). Сегодня – 10–20% минимум, то есть 120–240% годовых! Поэтому поручите своим финансистам сделать точные расчеты – с какими поставщиками на каких условиях выгоднее работать. Возможно, в одних случаях будет выгоднее предоплата, а в других самой правильной стратегией будет максимальная отсрочка платежа.

Если не можете платить – договаривайтесь

Если у Вашей компании временные финансовые затруднения, не позволяющие Вам при всем желании своевременно осуществлять расчеты, то постарайтесь распределить очередность выплат по задолженностям в соответствии со стратегическим значением поставщика и перспективой дальнейших поставок (с учетом их значимости для Вашего производства и продаж). Предложите поставщикам приемлемый для Вас график погашения накопившейся задолженности и график расчетов за новые поставки с указанием конкретных сроков и дат. Лучше всего подкрепить новое предложение гарантиями.

Обратите внимание на возможности партнерства

Всегда нужно искать компромисс между выгодой текущей поставки по низким ценам и партнерскими отношениями, позволяющими получить преимущества в долгосрочной перспективе (например, в виде рассрочки платежа и выгодных сроков оплаты поставки). Сейчас многие поставщики готовы идти навстречу своим клиентам по многим позициям, в том числе в вопросе новых разработок или точечной адаптации своих комплектующих с учетом Ваших нужд. Например, в компании Chrysler поставщики клея, стекловолокна и полимеров сели за стол переговоров и совместно «пришли к компромиссу, позволившему добиваться максимальной эффективности разработок. В результате получился мощный легкий автомобиль… Проект был выполнен с очень низкими затратами. Из корпоративной груды металла Chrysler превратился в звезду» 2 .

2 Цитата из книги: Рудзки Р.Э., Смок Д.Э., Кацорке М., Стюарт Ш. (мл.). Эффективное снабжение. Простые и надежные способы снижения издержек и повышения прибыли. Минск: Гревцов Паблишер, 2008. С. 28.

Распорядитесь запасами

Склады должны освобождаться от товаров или материалов, которые очевидно не будут использованы в основном бизнесе в ближайшее время. В первую очередь оцените, не могут ли данные ресурсы пригодиться вспомогательному производству, общехозяйственным службам или быть использованы другим бизнес-направлением. Если таких возможностей нет – продавайте запасы по любой цене. Если у Вас торговая компания, то распродавать запасы нужно как можно быстрее – и со скидкой, и в рассрочку (поскольку полученные деньги и даже дебиторка – это актив). От излишков сырья с малым сроком хранения избавляйтесь за любые деньги, даже если это приносит убыток.

Можно привлекать покупателей, предоставляя существенную отсрочку платежа. Тогда Ваш дисконт может оказаться существенно меньше. Однако в этом случае нужно быть уверенным в надежности покупателей в вопросах оплаты.

Попробуйте превратить недостаток в преимущество

Ваш отдел продаж может использовать значительные запасы как преимущество и убеждать клиентов в своей надежности (приводя, например, такие аргументы: Вы работаете стабильно, готовы оперативно поставить требуемый объем продукции, даже значительный). Однако некоторые покупатели, зная о больших остатках у продавца, могут повернуть ситуацию в свою пользу, начав требовать снижения цены.

Наведите порядок на складе

На любом производственном предприятии, кроме центрального склада, есть цеховые и участковые склады, материалы также могут храниться у бригадиров и мастеров. Отдел снабжения может следить только за центральным складом, все остальное, как правило, оказывается бесконтрольным. В этом случае все материалы (в том числе валяющиеся около станков или в кладовках) нужно оприходовать и перевезти на центральный склад. При круглосуточном режиме работы предприятия организуйте круглосуточную работу склада. Проведите инвентаризацию – Вы наверняка удивитесь количеству выявленных запасов.

Оптимизируйте кадры

Этот аспект не стоит рассматривать исключительно как сокращение штата сотрудников или перевод на сокращенную рабочую неделю.

Распределение функций, мотивация и контроль

Трудно назвать необходимыми управленческие должности отдела закупок, если 90% их функций сводится к передаче распоряжений сверху нижестоящим менеджерам и отфутболиванию им же новых предложений – притом что рядовые сотрудники могут по-прежнему работать по «откатно-заказной» системе. Быть эффективной компания может только в ситуации, честно и кропотливо ищут лучшие предложения, варианты получения значительных скидок, проверяют остатки на складе, учитывают ожидаемые существенные колебания цен на поставляемые товары. Добиться такой работы можно только при четком распределении функций как между сотрудниками внутри отдела закупок, так и между службой снабжения и другими подразделениями фирмы, а также при действенных инструментах мотивации снабженцев и эффективных механизмах контроля их работы.

Если Вы подозреваете своих снабженцев в откатах, стоит поручить сотруднику из другой службы (безопасности, внутреннего аудита или даже из финансового отдела) провести блиц-аудит условий закупок – например, сравнить Ваши цены на закупки с публичными, запросить предложение на основные закупаемые товары или услуги от лица вымышленной фирмы (или другой компании в холдинге, если поставщик не знает о родстве компаний). В процессе такого общения Вы можете узнать не только реальные цены поставщика, но и получить представления о его методах лоббирования своих интересов в компаниях-клиентах.

Особенно важно иметь разработанную схему, позволяющую поставить зарплату сотрудников отдела закупок в зависимость от проделанной ими работы и конечной эффективности. Можно использовать показатели проводимого ими мониторинга рынка, а также полученные цены и условия закупок (в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года). При применении такой схемы могут возникнуть некоторые не учтенные поначалу нюансы, а значит, схема стимулирования не должна быть застывшей. Например, если поставщик предложил поднять цены на 10%, а снабженец сторговался на 5% – это показатель положительной эффективности снабженца, но лишь в том случае, если на рынке нет более выгодных предложений. Таким образом, цены, о которых договорились Ваши снабженцы, нужно сравнивать со средними ценами рынка, а не с предложенными и сниженными затем наценками отдельного поставщика.

Налаживайте взаимодействие между отделами

Должен следить за информацией на рынке и информировать производственный отдел (или отдел продаж, если это торговая компания) о новых товарах с улучшенными свойствами, большей потребительской ценностью, которые предлагают поставщики. Коллеги из других отделов могут не знать о таких товарах и потому не заказывать их. Кстати, это особенно важно для производственной компании, нацеленной на технологическое развитие. Таким образом снабженцы в общении с поставщиками получат информацию о новых технологиях и товарах и благодаря общению с технологами будут иметь представление об их ценности, а технологи станут учитывать ценовые факторы, сообщенные снабженцами, в своих запросах.

Используйте конкурсы

Сегодня закупки на конкурсной основе могут принести фирме существенную выгоду, так как позволяют выявлять лучшие предложения поставщиков. По способам проведения конкурсы можно разделить на несколько видов:

• «Бумажный» конкурс. Это тендер, на который поставщики подают предложения по одному или нескольким товарам в запечатанных конвертах. Как правило, перед тендером поставщиков проверяют по формальным признакам (для чего от них требуют подробную анкету с приложением различных документов и справок). Существенные плюсы такой процедуры: системность, регламентированность, коллегиальность, официальность; поставщикам известны сроки подачи предложений и закрытия тендера. Есть и несколько минусов: трудоемкость отправки приглашений, анализа анкет, сравнения разных предложений.
• Корпоративная торговая площадка. Конкурс проводится в электронном виде на специальном сайте Вашей фирмы. Плюсы этого способа: облегчается подача поставщиками предложений, рассылка уведомлений и конкурентного листа. Минусы – значительные денежные и временны е затраты на внедрение, зависимость от привлеченных разработчиков.
• Межкорпоративная площадка. Вы можете размещать информацию о своих конкурсах на специальных интернет-порталах. При выборе такой площадки стоит обратить внимание на ее репутацию, отзывы о ней, а также на удобство работы с порталом и его технические возможности. Обязательно проанализируйте предлагаемые схемы оплаты услуг.

Исторический портрет снабженца

Вот что было написано в «Справочнике по материально-техническому снабжению и сбыту» под редакцией Э.Ю. Локшина (М.: Издательство экономической литературы, 1963): «Уже отошло в прошлое представление о снабженце как о работнике, к которому предъявляется одно лишь требование – урвать для «своего» завода, «своей» фабрики побольше любых материальных ресурсов. Сегодня работники в области снабжения и сбыта должны обладать большой совокупностью экономических и технических знаний… быть рачительными распорядителями материальных ценностей…».

Справка

Олег Умрихин окончил Московский физико-технический институт и Высшую школу экономики. Работал в компаниях «Лукойл», «Протек», «Русал».

Рустам Галиев окончил Казанский государственный университет. Работал в отделах продаж компании «Нэфис Косметикс» и промышленной группы «МАИР».

Дмитрий Грачев окончил Томский политехнический университет по специальности «экономист», а также Сибирский металлургический институт (ныне Сибирский государственный индустриальный университет) по специальности «инженер-металлург». Ранее работал начальником управления логистики и материальных потоков Новосибирского металлургического завода им. Кузьмина, начальником управления внешних связей Западно-Сибирского металлургического комбината.

«ТендерПро»

Сфера деятельности: автоматизация конкурсных процедур

Форма организации: ООО

Территория: головной офис – в Долгопрудном Московской области, региональные представительства – во всех федеральных округах РФ

Численность персонала: 30

Годовой оборот: ежегодно проводится около 15 000 конкурсов на общую сумму более 25 млрд руб.

Основные клиенты: компании «Алроса», «Беларуськалий», «Белон», «Еврохим», КамАЗ, «Магнезит», МАЗ, НЛМК, ОМЗ, «Полиметалл», «Росводоканал», «Русдрагмет», «Севкабель», СУ-155, ТМК, «Уралкалий», «Фосагро», «Эстар»

Стаж Генерального Директора в должности: с2007 года

Участие Генерального Директора в бизнесе: собственник

«Белон»

Сфера деятельности: добыча и переработка угля, металлотрейдинг, производство строительных материалов

Форма организации: ОАО

Территория: головной офис – в Новосибирске, филиалы – в Москве, Белове Кемеровской области, Липецке, представительства – в Кемерове, Магнитогорске

На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.

Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.

Типичные проблемы закупок

Проблемы, с которыми сталкивается почти каждая компания, когда проводит закупки:

• Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
• Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
• Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.

Системы для оптимизации закупок

Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.

1. Выбор и “прописка” поставщика

Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

/>/>/>/>Введение

Главной цельюфункционирования предприятия является получение максимально возможной прибылиза счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ,оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономическиезапросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

Каждоепредприятие – это сложная производственно-экономическая система с многограннойдеятельностью. Его задача состоит в том, чтобы воспринять «на входе» факторыпроизводства (затраты), переработать их и «на выходе» выдать продукцию(результат) Такого рода трансформационный процесс называется «производство».Его цель – в конечном итоге улучшить уже имеющиеся показатели, чтобы увеличить,таким образом, запас средств, пригодных для удовлетворения потребностей.

Предприятиевыступает в роли потребителя, когда покупает товары, услуги с целью полученияприбыли путем использования покупки для производства других продуктов или путемиспользования покупки в своих операциях. Такими товарами могут быть как сырье,полуфабрикаты, комплектующие изделия, вспомогательное оборудование,разнообразные услуги, так и рабочая сила.

Поведениепотребителей промышленных товаров зависит от условий, которые должнывыполняться при осуществлении закупок, структуры и особенностей ихиспользования, влияния на процесс закупок. Обычно наиболее важные условияосуществления закупок – доступность товаров, надежность продавцов, стабильноекачество товаров, их цена и условия поставок.

В качествеодного из наиболее важных условий, влияющих на поведение потребителей, являетсядоступность товаров, т.е. возможность получать необходимую продукцию в любойтребуемый момент времени. Это обеспечивает ритмичность работыпредприятий-потребителей, позволяет эффективнее планировать свою деятельность.Цель покупки у любого предприятия – увеличение прибыли через снижение затратили увеличение продаж.

Основная цельизучения конъюнктуры рынка – установить связь между деятельностью предприятия ирынком, как обеспечить равновесие спроса и предложения. Конъюнктурноеисследование включает в себя оценку рынка в текущий период, прогноз измененияпоказателей рынка, предложения и рекомендации по деятельности предприятия впроцессе изменения обстановки на рынке.

Закупки длянужд предприятия – это «процесс принятия решения, посредством которогоофициальная организация констатирует наличие нужды в закупаемых со сторонытоварах и услугах, а также выявляет, оценивает и отбирает конкретные маркитоваров и конкретных поставщиков из числа имеющихся в рынке» .

Деятелипромышленного рынка в разных сделках выступают в разном качестве – могут быть ипродавцами, и покупателями, и партнерами. Это различное состояние деятелейпромышленного рынка обеспечивает их активную позицию по отношению к выбору партнерапо сделке. Обе части промышленного рынка – покупающие и продающие фирмы – одинаковоактивны в выборе контрпартнеров, они проводят анализ и оценку потенциальныхпоставщиков, тратят значительные ресурсы на принятие решения о совершениисделки, подписывают договоры и контракты и т.п.

Из-запостоянной функциональной зависимости в товарах, запасных частях, другихматериальных ресурсах и обслуживании деятели промышленного рынка находятся вкомплексной взаимозависимости друг от друга, что значительно сужает возможностивыбора и перемены поставщика. Вследствие этого промышленные покупателинесвободны в выборе партнера, особенно сильно эта зависимость проявляется насырьевых рынках, добыча ресурсов на которых ограничена. Конечно, также яркотакая зависимость проявляется на монопольных рынках.

Практическивсе компании-продавцы имеют специально разработанную систему скидок напродаваемую продукцию: различные покупатели в зависимости от объема закупки идругих деталей соглашения получают продукцию по разным ценам, а также сразличными условиями доставки и оплаты. Кроме этого, продавцы стараютсяудовлетворять любые пожелания своих постоянных клиентов – возможно специальнодля постоянного крупного покупателя произвести модификацию своего товара, либоизменить упаковку (ввести надпись и инструкцию на русском языке) и т.п.

Важноотметить, что на промышленных рынках конкурентами являются не толькопроизводители однотипных товаров, как на потребительских рынках, а всепромышленные деятели, осуществляющие операции на данном рынке – продавцы,покупатели, банки, государство и т.д. Так, например, если фирма не можетпогасить банковский кредит, то ее конкурентом становится банк, который может занеуплату долга стать владельцем имущества компании.

Промышленныерынки очень нестабильны. Постоянные изменения в технике и технологии ведут кбыстрому устареванию старых и появлению новых товаров. Это привносит в практикукомпаний значительный элемент риска.

Покупки напредприятии делаются в соответствии с точными техническими спецификациями и наоснове хорошего знания продуктовой категории. Они делаются профессионалами,специалистами. Решения о покупке основываются на прошлом опыте и тщательномвзвешивании альтернатив. Решения более сложные и, соответственно, болеедлительные, требуют более обширного обмена информацией и несут большефинансового риска и неопределенности. Решения о покупках. Эти покупкипредполагают тесное взаимодействие между покупателем и продавцом (по поводуспецификаций на товар, документов о стандартизации, качестве, экологическойчистоте и т.д.). Решение о покупке может предполагать интенсивные переговоры,особенно когда организации договариваются покупать друг у друга. Покупки частоопираются на нескольких поставщиков одновременно. Это делается для минимизациириска прерванных поставок по причине нехватки материалов у кого-то изпоставщиков, краха его бизнеса или его кадровых проблем. Организационныезакупки нередко поощряют конкуренцию среди поставщиков.

Принятиерешений о закупках на предприятии включает следующие этапы:

1. Осознаниепроблемы – осознание кем-то из работников фирмы проблемы или нужды,удовлетворить которую можно путем приобретения на стороне товара или услуги.Осознание проблемы чаще всего связано со следующими событиями: фирма решаетначать выпуск нового товара; происходит поломка машины, и требуется ее заменаили ремонт; качество закупленных материалов оказалось неудовлетворительным, ифирма ищет другого поставщика; агент по закупкам обнаружил возможность добитьсяболее благоприятных цен или получить товар более высокого качества.

2. Обобщенноеописание нужды – происходит оценка характеристик товаров, на этом снабженецдолжен работать совместно с инженерами, экономистами и непосредственнымипользователями для того, чтобы провести ранжирование значимости показателейнадежности, долговечности, стоимости и прочих желательных свойств искомоготовара.

3. Оценкахарактеристик товара – предприятие-покупатель составляет технические условия,определяющие необходимые характеристики товара, методы их контроля.

4. Поискипоставщиков – изучаются коммерческие справочники, осуществляется поискинформации в компьютерных сетях, запрашивают по телефону рекомендации от другихфирм, часть поставщиков исключается из числа возможных кандидатов, если ихмощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохаярепутация как поставщика.

5. Запрашиваниепредложений – от наиболее подходящих поставщиков, получение каталогов, письменныхпредложений от каждого потенциального поставщика.

6. Выборпоставщика – члены закупочной комиссии изучают предложения и переходят к выборупоставщика, оценивают техническую компетентность различных кандидатов, ихспособность обеспечить своевременную поставку товара и предоставить необходимыеуслуги, составляют перечень желательных характеристик поставщика сранжированием их по степени относительной значимости.

7. Разработкапроцедуры заказа – составление окончательного заказа на закупку от избранногопоставщика или поставщиков, с указанием технических характеристик товара, егонеобходимого количества, расчетного времени поставки, условий возврата,гарантий.

8. Оценкаработы поставщика – оценивается работа конкретного поставщика поудовлетворенности внутрифирменных пользователей.

Организациясовместной работы с поставщиками является ключевой задачей в процессеструктурирования цепочки поставок. Условием повышения эффективности работыкомпании является взаимодействие с объединениями компаний и торговымипартнерами.

Системызакупок и снабжения предусматривают разработку общего подхода и использованиеметодов сотрудничества в организации закупок товаров и услуг. Такой подходиспользует показатели объема поставок, механизмы отношения с поставщиками ииспользуемые технологические средства в целях значительного снижения внешнихиздержек и улучшения качества продукции и производительности поставщиков.Деятельность в этом направлении включает следующие меры:

1. диагностиказакупок / анализ затрат;

2. стратегическиерешения по организации закупок;

3. электроннаясистема закупок;

4. управлениепоставщиками;

5. электроннаясистема материально-технического снабжения;

6. построениепроцесса материально-технического снабжения;

7. разработкасистемы материально-технического снабжения для предприятия.

Основныезадачи:

1. Снижениезатрат на закупку сырья, материалов и товаров

2. Сокращениевнутренних издержек, связанных с организацией бизнес-процессов

1.2 Методы изучения рынка и оценки условий оптимизации

Рынок товаровпромышленного назначения – совокупность лиц и организаций, закупающих товары иуслуги, которые используются при производстве других товаров или услуг,продаваемых, сдаваемых в аренду или поставляемых другим потребителям. Рыноктоваров промышленного назначения обладает определенными характеристиками,которые резко отличают его от рынков товаров широкого потребления. На немменьше покупателей, эти покупатели сконцентрированы географически, спрос натовары промышленного назначения определяется спросом на товары широкогопотребления, спрос на товары промышленного назначения резко меняется,покупатели товаров промышленного назначения – профессионалы.

Под анализомрынка понимается сбор, сведение в систему и анализ числовых показателей,касающихся рынка и продаж. Благодаря этому становится ясной ситуация сосбытовой деятельностью в прошлом и выявляются сложившиеся на рынке тенденции ипроблемы. В качестве цели ставится разработка сбытовой политики на предстоящийпериод .

Анализ рынкаявляется инструментом для предварительной оценки проблем и проверки положенияпредприятия на рынке в соответствии с видом его коммерческой деятельности.

Различают тривида анализа рынка, такие как, анализ рынка в целом и положения предприятия нанём, масштаб рынка, доля на рынке, анализ претензий потребителей и т.д.

Изменения,выявленные при анализе, представляются и систематизируются следующим способами:

· Аналитическимитаблицами изменений: создается несколько таблиц изменений ситуаций на рынке свыбором сочетаний факторов и показателей. В сжатой форме описываются:Потребитель и его запросы, продаваемая продукция, конкуренты, тенденцииреализации продукции на рынке в целом.

· Составлениекарты позиционирования: в соответствии с целями выбираются соответствующиехарактеристики для откладывания их по вертикальной и горизонтальным осям, иопределяется место предприятия на рынке по каждой группе продукции.

· Анализс помощью расчета фактических показателей сбыта и с использованием временныхрядов (тенденций, сезонности и т.д.) Когда в условиях резких изменениймаркетинговой обстановки фактические показатели сбыта не растут должнымобразом, необходимо взглянуть на них с новой точки зрения.

· Анализпо классам ABC. Метод разделения важных и не важных данных из огромного объёмасведений о показателях продаж по отдельным видам продукции и отдельнымкатегориям Потребителей.

· Анализс помощью гипотез, высказываемых ответственными сотрудниками предприятия иэкспертами.

В качествевозможных критериев могут быть:

· анализдинамики сбыта в целом за последние несколько лет;

· анализдинамики отдельных элементов (по сферам: по видам продукции, по группамПотребителей, в том числе по конечным, по районам, по каналам сбыта);

· анализс рассмотрением взаимосвязи причинных факторов (строится гипотеза о том, чтосуществует ли причинно-следственная связь между фактическими показателями иконкретным фактором, после чего происходит практическая оценка гипотез,рассматриваются не только предметные факторы, но и абстрактные явления ифакторы типа «восриимчивость» или «система ценностей»;

· анализстепени вклада по сферам и внутри сфер или выявление тех моментов, на которыеособо следует обратить внимание при управлении сбыта на предприятие.

Анализ сиспользованием временных рядов есть по существу метод, при котором происходитсравнительный анализ данных за долговременный период и выявление тренда визменении этих показателей с течением времени.

Существует 3-основныхвида тренда: долговременный (долговременные колебания), сезонный (сезонныеколебания) и периодический (периодические колебания). Для прогнозирования и созданияпланов сбыта, наиболее часто используется долговременный и сезонный тренд.

Используютследующие типичные методы анализа долговременного тренда: метод критериев,метод двух средних, метод скользящей средней, метод наименьших квадратов икорреляционный анализ.

При анализерынка нет смысла пользоваться всеми методами подряд и без разбору. Необходимочётко определить цели анализа, выбрать те из них, которые будут наиболееэффективны, и отобрать нужные для них данные.

Если этопродукция производственного назначения, то необходимо учитывать сырьё иматериалы, технологические разработки, экономические факторы и т.д. Нужнопомнить о том, что точная оценка ситуации на рынке достигается не толькоанализом положения и фактических показателей самого предприятия, но и сбором ианализом информации, полученной из других источников, в том числе и из того,что было увидено собственными глазами. Следовательно, необходимо в процессеосуществления своей коммерческой деятельности и общения с Потребителями изучатьтенденции рынка и запросы Потребителей, а главное претворять результатыизучения в конкретные действия.

Для тогочтобы выявить наиболее подходящих поставщиков, можно заняться изучениемторговых справочников, организовать поиск информации с помощью ПК или запроситьпо телефону рекомендации от других фирм. Ряд поставщиков будут исключены изчисла возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественнойпотребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок иобслуживания. В конце концов, у агента по закупкам останется небольшой списокквалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чемсложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированныхпоставщиков.

По какимпоказателям целесообразно оценивать деятельность поставщиков? В решении этоговопроса нет единого подхода. Однако есть обобщенный вариант показателей,которые определяют предпочтительность поставщиков: репутация и имидж;надежность; качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам;возможный объем поставки; соблюдение сроков, графиков поставки; уровень цены напродукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество);условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка,транспортные и страховые услуги, валюта расчетов); взаимоотношение сзаказчиками (доверительные, тесные, долговременные, комфортные или эпизодические,формальные, диктаторские); дополнительные услуги (Рис. 1).

Маркетинговаястратегия выбора поставщика предполагает анализ альтернативных вариантовсотрудничества на базе выработки основных показателей оценки деятельностипоставщика. Маркетинговые требования к поставщикам могут быть разработанысобственным отделом маркетинга фирмы на основе информации других своих служб иподразделений, в том числе службы материально-технического снабжения. Можновоспользоваться услугами внешних консультационных фирм.

Каждая фирмавольна устанавливать свои критерии оценки поставщиков исходя из собственныхсоображений и принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуютнекоторые общие маркетинговые требования к поставщикам: точно в срок посогласованному графику поставлять продукцию в соответствии с заказом(договором, контрактом); продукция должна отвечать оговоренным стандартамкачества, производиться по передовой технологии; соблюдать требуемые объемыпоставки; оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика;предоставлять необходимую сопроводительную документацию; выдерживатьсогласованные цены; изменения по номенклатуре продукции (сырья) должны отвечатьновым стандартам; предоставлять при необходимости дополнительные услуги;доступность (территориальная, информационная, коммуникационная) поставщика.

Маркетинговыетребования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономическойситуации, конъюнктуры рынка. Так, на этапе экономического подъема требования кпоставщикам могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада илиограниченности ресурсов (дефицитное снабжение).

Выборпоставщиков – задача сложная и ответственная, поскольку от них во многомзависит ритмичность производства, а в конечном счете, – рентабельность ирепутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции. Проблема выбораявляется наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатурупродукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы, имеющиехозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмы успешносотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи,подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Опыт показывает, чтоменять поставщика – процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями.Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, тоследует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен бытьтщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенныетребования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового.

Выборпоставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отборапретендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок всопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использованиев качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется, посколькунизкая цена – это, как правило, низкое качество.

На этом этапечлены закупочного центра изучают предложения и переходят к выбору поставщика.Они оценивают не только техническую компетентность различных кандидатов, по иих способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставлениенеобходимых услуг. Нередко члены закупочного центра составляют переченьжелательных характеристик поставщика с ранжированием их по степениотносительной значимости. Так, например, при выборе поставщика химикатов одиниз закупочных центров составил следующую иерархию характеристик в порядкеуменьшения их значимости.

1. Наличиеслужбы технической помощи.

2. Оперативностьпоставок.

3. Быстротареакции на нужды кой помощи клиентов.

4. Качествотовара.

5. Репутацияпоставщика.

6. Ценатовара.

7. Полнотатоварного ассортимента.

8. Уровеньквалификации коммивояжеров.

9. Возможностипредоставления кредита.

10. Личныеотношения.

11. Наличиетоварной литературы, руководств и справочников.

Перед тем каксделать окончательный выбор, агент по закупкам может попытаться провестипереговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение болееблагоприятных цен и условий поставок. В конце концов будет выбран какой-то одинпоставщик или несколько. Многие агенты по закупкам предпочитают иметь рядисточников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целикоми полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, а также возможность сравниватьцены и эффективность работы разных поставщиков.

На этапе оценкиработы поставщика агент по закупкам дает оценку работе конкретного поставщикаили поставщиков. Для этого он может связаться с пользователями и попросить ихоценить степень своей удовлетворенности. По результатам проведенной оценкиагент по закупкам может продолжить сотрудничество с поставщиком, внести в этосотрудничество коррективы или отказаться от его услуг. Задача поставщика – постоянноследить за тем, чтобы покупатель получал удовлетворение, на котороерассчитывал.

В ситуацияхповторных закупок с изменениями или повторных закупок без изменений некоторыеиз этих этапов можно сократить или обойти вообще. В других ситуациях можетпотребоваться включение в процесс каких-то дополнительных этапов. Продавецтоваров промышленного назначения должен подходить к рассмотрению каждойотдельной ситуации конкретно. Таким образом, мы убедились, что промышленныймаркетинг сфера испытания способностей продавца. Самое главное в ней знаниенужд своих клиентов и особенностей процедуры совершения ими закупок. Располагаяэтими знаниями, продавец товаров промышленного назначения сможет разработатьэффективный маркетинговый план продаж и оказания услуг своей клиентуре.

Существуетмножество факторов, влияющих на предприятие, выступающее на рынке какпотребитель товаров промышленного назначения. Основное влияние оказываютэкономические факторы. Покупатели предпочитают поставщика, который назначаетминимальную цену либо предлагает лучший товар или наиболее комплексноеобслуживание. Кроме того, агенты по закупкам живо реагируют на мотивы личногохарактера, ищут содействия, внимания или возможностей снижения степени риска, т.е.,войдя в служебный кабинет, распорядитель остается человеком. Влияют, конечно,обе группы факторов. Предприятие находятся под сильным влиянием таких факторовтекущей и ожидаемой экономической обстановки, как уровень первичного спроса,экономическая перспектива и стоимость кредитов. По мере усиления экономическойнеопределенности покупатели товаров промышленного назначения перестаютприобретать машины и оборудование, стремятся сократить товарно-материальныезапасы. Влияют на покупателей товаров промышленного назначения и темпынаучно-технического прогресса, политические события, деятельность конкурентов.

Внутреннимифакторами, влияющими на предприятие, как потребителя товаров, являются:

1. особенностьорганизации, поскольку у каждого предприятия есть свои собственные цели,стратегические установки, методы работы, своя организационная структура и своивнутриорганизационные неформальные системы, которые продавец товаровпромышленного назначения должен изучить;

2. межличностныеотношения, т. к. в состав закупочной комиссии обычно входят несколькочеловек разного статуса, с разными полномочиями, разным умением поставить себяна место другого, разным умением убеждать. Продавцам полезна любая информацияоб этих людях;

3. индивидуальныеособенности личности. Каждый участник принятия решения о закупке вносит впроцесс свои личные мотивы, восприятия и предпочтения. Это зависит от возраста,уровня доходов, образования, служебного положения, типа личности и готовностипойти на риск. Надо знать покупателей и приспосабливать тактику к конкретнымличностям.

Для оценкикачества поставщиков можно использовать целый ряд методов и инструментов, атакже различные их комбинации.

Основныеметоды:

1. Оценкапо результатам работы (анализ работы поставщиков)
Такая оценка может проводиться без участия и без ведома поставщика на основеинформации о работе поставщика, накопленной в Организации. В ходесотрудничества с поставщиком у потребителя накапливаются данные о качестве егоработы, о несоответствиях, о нарушениях контрактных обязательств, о достиженияхпоставщика в области качества, о его производственных возможностях, управленческихпроцедурах и т.д. Эти данные дают первичную пищу для анализа качества. Такойанализ осуществляется постоянно, по крайней мере, в рамках службы закупокпотребителя. Тем не менее, прежде чем приступать к более детальномуисследованию и для того, чтобы сделать это исследование максимальнорезультативным, следует собрать и изучить всю накопленную информацию опоставщике

2. Самооценкакачества поставщиком (внутренний аудит)
Поставщик сам оценивает свой уровень качества. Как правило, такая оценка делаетсяпо заданной схеме. То есть заказчик такой самооценки (потребитель) обычнопредоставляет оцениваемому поставщику вопросники или иные методическиематериалы для проведения объективной самооценки. Недорогой и сравнительнонесложный метод углубленной оценки качества. Его хорошо применять в условиях,когда между Организацией и поставщиком установлены доверительныевзаимоотношения и речь идет не о выборе поставщика, а скорее о совместныхусилиях по совершенствованию качества.

3. Врамках предлагаемой методики разработан универсальный вопросник для самооценкикачества. Он заполняется поставщиком или по данным, полученным непосредственноот поставщика. Этот вопросник можно адаптировать для каждой группы поставщиковс помощью:

– корректировкивесовых значений,

– включениядополнительных и исключения неактуальных показателей (вопросов)

4. Оценкасо стороны потребителей (аудит второй стороны). Оценка/аудит качествапоставщика проводится специалистами Организации-потребителя или привлеченнымией экспертами. Сравнительно дорогостоящий метод исследования. Применяетсяобычно к ключевым поставщикам, от методов работы которых в значимой степенизависит качество работы самой Организации. Недостатки: возможнаянеобъективность (проверяющий сильно связан с проверяемым)

5. Независимаяоценка (аудит третьей стороны). Аудит третьей стороны проводится независимымаккредитованным сертифицирующим органом для выявления соответствия Системыменеджмента качества соответствующим стандартам.

2.2 Формирование сделок

Сделка – коммерческий обмен ценностями между двумя сторонами .Сделка предполагает наличие нескольких условий:

1. поменьшей мере, двух ценностно значимых объектов;

2. согласованныхусловий ее осуществления;

3. согласованноговремени совершения;

4. согласованногоместа проведения;

Основные виды ситуаций совершения закупок :

1. Повторнаязакупка без изменений. Повторная закупка без изменений – это ситуация, прикоторой покупатель выдает повторный заказ на что-либо, не внося в него никакихизменений.

2. Повторнаязакупка с изменениями. Повторная закупка с изменениями – это ситуация, прикоторой покупатель хочет при выдаче повторного заказа внести в него изменения,касающиеся технических характеристик товара, цен и прочих условий поставки, илизаменить часть поставщиков.

3. Закупкадля решения новых задач. Новые задачи встают перед фирмой, закупающей товар илиуслугу впервые. В подобной ситуации оказывается фирма, устанавливающая у себяпервую компьютерную систему или предпринимающая строительство нового завода.

Виды сделок:

1. Односторонниесделки – сделки, для совершения которых достаточно действий одной стороны.

Например, завещание, принятие наследства, отказ от наследства,объявление (конкурса). Односторонняя сделка порождает последствия,затрагивающие одно, два или более лиц. Односторонние сделки не всегда односубъективные.Например, конкурс. Иногда односторонняя сделка вызывает юридические последствияпри условии, что соответствующее волеизъявление воспринято тем лицом, которомуоно адресовано.

2. Двусторонниесделки – сделки, для совершения которых необходимо действие двух сторон,необходимы два совпадающих волеизъявления.

Например, купля-продажа. Каждая из сторон сделки может бытьпредставлена не одним, а несколькими субъектами. Например, продажа дома однойсемьей другой семье. Двусторонняя сделка именуется договором. Также ее называютвзаимной.

3. Многосторонниесделки – сделки, число сторон, в которых составляет не менее трех, причемдействия сторон не противостоят друг другу, а направлены на достижение одних итех же целей.

Например, договор строительного подряда. В некоторыхмногосторонних сделках волеизъявления совпадают по содержанию. Однако этотпризнак не является необходимым, так как стороны сделки могут предусмотретьразные виды участия.

4. Возмезднойназывается сделка, в которой обязанности одной стороны совершить определенныедействия соответствует встречная обязанность другой стороны по предоставлениюматериального и другого блага.

Возмездность в сделке может выражаться в передаче денег, вещей,предоставлении встречных услуг, выполнении работы и т.д.

5. Безвозмезднойназывается сделка, в которой одна сторона получает какое либо благо, не отдаваяничего взамен. Односторонние сделки всегда безвозмездны.

Безвозмездные сделки сравнительно редки в отношениях юридическихлиц, чаще они встречаются во взаимоотношениях граждан между собой или сорганизациями. Например, предоставление имущества во временное безвозмездноепользование, дарение, поручение и заем по договоренности

6. Реальныесделки – сделки, для совершения которых необходимы – соглашение, действие,выраженное в передаче вещей.

Например, заем; перевозка груза. Реальные сделки возникают смомента передачи вещи или совершения определённого действия. Самого по себефакта заключения соглашения в данном случае недостаточно.

7. Консенсуальныесделки – сделки, считающиеся заключенными с момента, когда между сторонамидостигнуто согласие. Стороны договорились, подписали договор, который порождаетправа и обязанности.

Например, подряд; купли-продажи с письменным подтверждениемсоглашения; договор-поручение; и т.п.

8. Каузальныесделки – сделки, действительность которых зависит от наличия основания сделки.

Сторона каузальной сделки может доказывать отсутствие основания.

9. Абстрактныесделки – сделки характеризуются тем, что доказывать основание сделки запрещено.

Например, вексель (не ясно основание).

Существуют также иные виды сделок.

Иногда в особую группу выделяются доверительные или фидуциарныесделки, которые основаны на особых, лично доверительных отношениях сторон.Подобные сделки редки и в целом не характерны для имущественного оборота.

10. Условныесделки. Условной называется сделка, юридические последствия совершения которойставятся в зависимость от какого-то обстоятельства (события или действиятретьего лица), которое может наступить или не наступить в будущем.

Сделки играют в общественной жизни многогранную роль. Поэтому вгражданском праве действует принцип допустимости – действительности любыхсделок, не запрещенных законом, т.е. срабатывает принцип свободы сделок.

Само понятие сделка сочетает в себе 4 элемента. Во-первых, этосами лица, участвующие в сделке. Во-вторых, это субъективная сторона (воля иволеизъявление). В-третьих – это форма и, в-четвертых – это содержание. Порокхотя бы одного элемента сделки приводит ее к недействительности. Итак,основными условиями действительности сделки являются:

1. Совершениесделки лицом, обладающим достаточной дееспособностью.

2. Волеизъявлениелица должно соответствовать его действительной воле.

3. Формасделки соответствует форме, предусмотренной законом.

В наше время сделки приобретают актуальное значение, так как объеми значимость с каждым годом возрастают. Немаловажное место должно заниматьправовая просвещенность граждан по поводу совершения сделок.

Так как в наше время появилось большое количество частных компанийи организаций, а также лиц вступающих во взаимоотношение между ними и междусобой, правильность совершения сделки с юридической точки зрения приобретаетбольшой смысл. Порок любого или нескольких элементов сделки приводит к еенедействительности. Вследствие этого вопрос о признании сделки как юридическогофакта не признается. Между тем недействительная сделка приводит к определеннымюридическим последствиям, связанным с устранением последствий еенедействительности. Так как наше общество развивается по принципам правовогогосударства правильность оформления и совершения сделок между элементамиправоотношений способствует развитию правильных общественных отношений.

Производство, сбыт, обращение, покупка, потребление должнырассматриваться не отдельно друг от друга, а во взаимосвязи как единая системабизнеса. Рынок, как категория товарного хозяйства, представляющая собой сферутоварно-денежного обмена и выражающая экономические отношения междупроизводителем (продавцом) и Потребителями (Покупателями), олицетворяющимисоответственно предложение и спрос, является важнейшим составным фактором этоймаркетинговой системы. Необходимо и нужно проводить постоянную оптимизациюзакупочной деятельности организации, эти средства были описаны в данной работе.

Закупочная деятельность на машиностроительных предприятиях вРоссии сегодня состоит в основном из разрозненных сделок по купле-продажесырья, материалов и услуг без ориентации на долгосрочное сотрудничество с цельюполучения положительного экономического эффекта для всех участниковлогистической цепочки, решая только текущие задачи. Решение задачи приобретениясырья, оборудования, услуг лучшего качества, в нужном количестве иассортименте, по оптимальной цене, в удобное время и на основе долговременногосотрудничества в настоящий момент привлекает внимание специалистов различногоуровня.

Процессы консолидации, необходимость укрепления качественныхпозиций, усиление социальной ориентации бизнеса, а также постоянное увеличениецен на сырье – сегодня как никогда актуальна проблема роста затрат. В целяхсохранения конкурентных преимуществ компаниям необходимо рассматривать вкачестве базовой стратегией оптимизацию и снижение затрат, которая базируетсяна четкой системе целеполагания, имеет набор инструментов для достиженияпоставленных целей и систему мотивации персонала, предусматривающую участие вэтом процессе каждого работника компании.

1. Котлер Ф. Основымаркетинга: Пер. с англ. – М.: «Бизнес-книга», «Има-Кросс. Плюс», ноябрь 1995.

2. Кузнецова А.А. Логистическиезатраты промышленных предприятий // Материалы V межрегиональной НПК «Теория ипрактика развития экономики региона», Калуга: ВЗФЭИ, 2006

3. Гембл П., Стоун М.,Вудкок Н. Маркетинг взаимоотношений с потребителями. – М.: Изд-во Торговый дом«Гранд», 2002.

4. Данько Т.П. Управлениемаркетингом. Учебник. Изд. 2-е, перераб. и доп. (Серия Высшее образование). –М.: ИНФРА-М, 2001. – 334 с.

5. Кеворков В.В., Леонтьев С.В. Политикаи практика маркетинга на предприятии.

МОДЕЛЬ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК НА КРУПНЫХ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Яковлева Татьяна Александровна
Тольяттинский государственный университет
к.э.н., доцент кафедры «Менеджмент организации»

THE MODEL OF OPTIMIZATION OF THE PROCUREMENT PROCESS OF LARGE INDUSTRIAL ENTERPRISES

Iakovleva Tatiana Aleksandrovna
Togliatty State University
PhD. of Economics, associate professor of the Department "Management of organization"

Процесс закупок является одним из основных в деятельности предприятия, так как оказывает прямое влияние на стоимость, качество продукции и бесперебойность производственного процесса, и, следовательно, в конечном итоге определяет финансовые результаты и стоимость бизнеса.

В современных условиях специалисты по закупкам занимаются не только прорабатыванием вопросов, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, но и поиском подрядчиков и поставщиков различных услуг. В связи с этим специалисты должны подбираться соответствующей квалификации и компетенции.

При управлении отделом закупок сотрудники должны быть ориентированы на такие принципы как экономичность, качество и оперативность, но как показывает опыт работы в российских и зарубежных компаниях не всегда они выполняются в полной мере.

Опыт российских предприятий выявил следующие основные проблемы в управлении закупками:

1. Длительные сроки выполнения заявок на обеспечение.
2. Непрозрачность процедуры выбора поставщика и как следствие завышение договорных цен и недобросовестный выбор поставщика.
3. Недостаточный уровень компетентности сотрудников, что влияет на результаты переговоров и расходы, а также на качественные показатели его работы.
4. Слабая система коммуникаций между закупщиками и инициаторами, что, во-первых, увеличивает сроки проработки заказа и иногда приводит к поставке продукции несоответствующего необходимым требованиям.
5. Наличие больших размеров ТМЦ на складах, и как следствие, снижение оборачиваемости денежных средств и увеличение рисков, связанных с хранением и порчей закупленной продукцией.

В связи с этим и возникает необходимость разработки усовершенствованной модели процесса закупок на предприятии, которая бы разрешали перечисленные проблемы.

Классическая схема процесса закупок на предприятии представлена на рисунке 1.

Рис.1. Схема процесса закупок на крупных предприятиях

Считаем целесообразным дополнить данную схему следующими этапами.

Во-первых, необходимо обеспечить постоянное взаимодействие между отделом закупок и финансовой службой для контролирования расходования утвержденного бюджета закупок, так как оценка происходит только в конце года. Ежемесячный учет позволит своевременно предвидеть дефицит бюджета, и в случае его перерасходования отложить закупку некоторых ТМЦ или услуг, не влияющих на показатели основных бизнес-процессов.

Во-вторых, на этапе поиска потенциальных поставщиков необходимо применять сравнительный анализ предлагаемых условий на основании коммерческих предложений. Особенно этот анализ должен быть обязательным как минимум для трех поставщиков при закупке на сумму свыше установленного лимита.

Сравнительная оценка условий коммерческих предложений должна проводится по таким критериям, как:

Стоимость заказа, наличие скидки (ценовая гибкость);

Условия поставки, наличие транспорта у поставщика или выгодные условия с транспортно-логистической компанией, от чего зависит сумма транспортных расходов;

Срок исполнения заказа;

Предоставляемые условия оплаты сделки (аванс или постоплата)

Наличие сертификатов (свидетельств, стандартов), удостоверяющих соответствие требуемым нормам качества;

Опыт работы с этим поставщиком.

В случае, если в результате деловой переписки или коммерческих переговоров не удалось получить условия отсрочки платежа, и поставщик хочет получить аванс в размере 100% или частично, то обязательно после согласования поставщика руководителем отдела закупок должна быть проведена процедура его квалификации, которая заключается в анализе его бухгалтерской отчетности и легальности организации данного бизнеса.

Когда поставщик согласен поставить ТМЦ или выполнить услугу с отсрочкой платежа, процедуру квалификации можно не проводить, так как коммерческие риски здесь минимальны. Исключение может составлять риск непоставки, что в принципе на сегодняшний день встречается довольно редко, так как репутация бизнеса зарабатывается годами и портить ее предпринимателю, надеющегося на долгосрочное партнерство с крупной компанией, не выгодно.

В-третьих, в российских компаниях, мало кто занимается оценкой качества работы поставщика по системе критериев, с целью принятия решения о дальнейшем сотрудничестве с ним и формировании базы надежных поставщиков.

Учитывая, как правило, большую загруженность специалистов по закупкам, необходимо разработать и рекомендовать к внедрению простую систему критериев, оценка по которой дает достоверное и полное представление о надежности поставщика и не занимает, много времени.

В рамках проведенного исследования на крупных химических компаниях Самарского региона и анализа действующих моделей закупочной деятельности была сформирована система критериев по 3-х бальной для оценки уровня качества исполнения поставщиком своих договорных обязательств:

1) фактические сроки исполнения заказы и отклонение от запланированных;

2) оперативность работы по документообороту и корректность оформления документов;

3) скорость устранения возникающих сложностей в процессе исполнения заказа;

4) возможность самостоятельной организации доставки продукции и страхования груза в случае необходимости;

5) качество поставленной ТМЦ или оказанной услуги (оценка инициатором заказа).

При низких оценках одного из критериев поставщик может быть дисквалифицирован.

В целях минимизации различных рисков коммерческой деятельности обязательно требуется проводить данную систему оценки нового поставщика, в дальнейшим она может проводиться по мере необходимости, если при работе с поставщиком возникают сложности.

Таким образом, оптимизация процесса закупок должна включать следующие мероприятия.

1. Сокращение времени обработки заказа с среднестатистических 90 дней до 45. Так например, в процедуре закупки могут быть установлены следующие сроки:

Поиск потенциально возможных поставщиков, рассылка запросов и сравнение коммерчески предложений, при необходимости проведение деловых переговоров – 1,5 недели;

Согласование условий контракта и проведение процедуры квалификации поставщиков и решение вопросов, связанных с доставкой – 1 неделя,

В зависимости от характера поставки экспорт или отечественная поставка и удаленности поставщика, а также урегулирования вопросов таможенного характера на поставку требуется в среднем от 1 недели- 1 месяца).

2. Улучшение коммуникаций между инициатором закупки и исполнителем, так как иногда инициаторы не предоставляют полную информацию о заказе, и специалисты вынуждены тратить много времени на детализацию требований к нему.

3. Ведение базы поставщиков.

4. Заключение долгосрочных соглашений на основные позиции и постоянное улучшение условий по этим контрактам.

5. Проведение процедуры квалификации поставщиков для минимизации рисков.

6. Сокращение складских запасов.

7. Проведение тендеров.

Модель оптимизации процесса закупок также должна включать такой экономический метод, как внедрение системы оплаты труда по KPI.

С этой целью предлагается разработать систему показателей, от уровня достижения которых будет зависеть переменная часть заработной платы труда специалистов по закупкам.

На наш взгляд, целесообразно предложить два показателя для оценки результатов труда сотрудников отдела закупок:

1) среднее время проработки заявок (от момента ее получения до отправки ТМЦ).

2) экономия за счет полученной скидки благодаря переговорам с поставщиком или поиск нового поставщика с более выгодными условиями.

Безусловно, считать вручную и учитывать сотрудником потраченного времени на проработку каждой заявки это трудоемкий процесс, поэтому он должен быть автоматизирован в корпоративной системе учета. В этой системе специалист по закупкам получает заявку от инициатора, прорабатывает ее, заводит заказ, создает поставщика, регистрирует договор. При получении и приходовании товара кладовщиком в корпоративной системе учета отражается дата отправки товара от поставщика. Таким образом, в конце месяца руководитель выводит отчет по каждому сотруднику и видит среднюю скорость проработки заявки исходя из общего их числа и характеру закупок (внутренний рынок или экспорт).

Таким образом, предложенные рекомендации по оптимизации модели процесса закупок должны улучшить не только финансово-экономические показатели деятельности предприятия, но и повысить оперативность специалистов по закупкам в проработке заявок.